Questions réponses

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Comptes financiers

Dépenses d’énergie et de fluides pour le SRH

Jusqu’alors nous avions toujours précisé que le Département souhaitait que les dépenses d’énergie et de fluides prévues au SRH soient individualisées dans tous les cas de figure (compteurs ou non). Or un nouvel agent comptable nommé dans le Département s’oppose à cela en s’appuyant sur la circulaire comptable. L’article 1225 dit que les dépenses sont individualisées aux comptes par nature ou, à défaut, par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement. Cette phrase me paraissant à double sens, pouvez-vous nous confirmer qu’on peut demander dans tous les cas l’individualisation (individualisation qui se fait depuis longtemps et qui a été acceptée par la DASEN et le rectorat lors de la mise en place de la RCBC) et que le « à défaut », ne devient pas une obligation quand les charges communes font l’objet d’une évaluation forfaitaire ?

Extrait du paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « L’ensemble des dépenses (achats de denrées, dépenses d’énergie et fluides, contrats d’entretien, etc.) est individualisé aux comptes par nature correspondant ou à̀ défaut par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement ». La lecture de cet article par l’agent comptable est une lecture littérale et on pourrait effectivement en rester là : l’EPLE dans le cadre de son autonomie de gestion peut effectivement organiser sa comptabilité comme il l’entend, dans le respect, toutefois, des règlements en vigueur qui s’appliquent, dont l’instruction comptable M9.6. La rédaction de cet article a pour but (comme d’autres articles de l’instruction comptable M9.6) de faciliter la tâche des gestionnaires et des comptables lorsque les coûts de viabilisation demeurent trop difficiles à évaluer. Dans ce cas, le gestionnaire opère un transfert du service spécial SRH aux services généraux concernés, à due concurrence du pourcentage de charges communes fixé par la collectivité de rattachement. Sans pour autant que des compteurs divisionnaires des fluides soient installés dans tout l’établissement, il est possible aujourd’hui à partir d’EPLE témoins, ou bien à partir de recoupement des consommations (faisant notamment intervenir, pour le chauffage, le coût au m2 chauffé pondéré par le temps de chauffage selon le lieu), de connaître avec une certaine précision le coût moyen des fluides pour les activités « restauration » et « internat ».
C’est en retenant précisément un coût moyen de ces fluides rapporté aux espaces concernés que certaines collectivités ont déterminé un pourcentage de charges communes et en conséquence ont préconisé aux EPLE d’imputer directement ces charges sur le service spécial SRH, facilitant ainsi la lecture des comptes financiers. De surcroît, cela est de nature à favoriser le principe d’origine règlementaire applicable au SRH qui termine le paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « Il [ce service spécial] doit couvrir par ses ressources la totalité́ des charges qu’implique son fonctionnement ».

Logements de fonction

Fonctions et emplois donnant droit à loger

Suite à la formation, nous avons demandé l’accord de dérogation à une gestionnaire sous contrat qui ne loge pas.
En réponse, la Principale nous demande le texte juridique qui confirme que l’attribution d’un logement ne relève pas du statut mais de la fonction car pour elle, seuls les fonctionnaires doivent loger. Pourriez-vous m’adresser le texte opposable ?

La réponse figure dans le code de l’éducation, dans différents articles qui visent les « fonctions » ou « emplois » qui peuvent donner droit à un logement : la collectivité « attribue les concessions de logement aux personnels de l’Etat exerçant certaines fonctions […] » (art. R.216-4), le CA de l’EPLE propose « les emplois » dont les titulaires bénéficient d’une concession de logement (art. R.216-16). Quant à la collectivité, elle va prendre une délibération énumérant dans chaque établissement la liste des « emplois » qui pourront disposer d’un logement (art. 21 de la loi du 28 novembre 1990) et elle dispose à cette occasion d’un droit de regard pour vérifier que les « fonctions » proposées correspondent bien à la définition de la NAS (Conseil d’Etat, 12 décembre 2014, Département du Val-de-Marne). Par conséquent, dans le cas présent, le logement est affecté à la « fonction » de gestionnaire, quel que soit le statut de la personne occupant cette fonction dès lors qu’elle est désignée pour la remplir.

Logements de fonction

COP-A et déclaration des avantages en nature

J’ai eu la DDFIP au téléphone concernant les conventions par COP-A. On m’interrogeait sur la notion d’avantages en nature liés à la COP-A qui sont non déclarés aux impôts. Je leur ai expliqué que cet avantage était en contrepartie d’heures de gardiennage demandées par le Principal et validées par notre service. On me répond que les NAS déclarent un avantage en nature et que cela devrait être le cas pour les COP-A. Qu’en pensez-vous ?

Effectivement, dès lors que la concession comporte la gratuité du logement nu et des prestations accessoires (chauffage, électricité, eau et gaz), il y a lieu de calculer l’avantage en nature que cela représente. L’employeur doit non seulement le déclarer aux services fiscaux comme s’ajoutant aux revenus perçus, mais également appliquer les prélèvements obligatoires.

Contrôle des budgets

Répartition de la DGF entre ALO et AP

Le Département donne une dotation de fonctionnement en préconisant un taux moyen à l’élève pour le service AP de l’ordre de 45 € et une sincérité dans les inscriptions budgétaires pour le service ALO.

Les collèges répartissent la dotation de fonctionnement en affectant un montant à l’AP (certains mettent rigoureusement 45 € par élève, d’autres moins) sans remarque de notre part (autonomie de l’EPLE). Par contre, et pour la première fois, un collège a mis l’intégralité de la dotation 2018 sur le service ALO (et donc rien sur le service AP), en arguant que la dotation est en baisse et qu’en étant sincère, la dotation couvre juste le service ALO. De plus, le collège effectue un prélèvement de 45 000 € sur le service AP. Questions : un collège peut-il répartir ainsi la dotation versée par le Département, sachant que nous préconisons (donc n’imposons pas) une répartition entre les services AP et ALO ;
quelle réponse peut-on lui apporter, sachant que nous avons tenu compte de son fonds de roulement ?

Concernant la notification de la DGF : vous êtes légitimes à calculer la DGF en distinguant les dépenses de nature pédagogiques et les dépenses de nature patrimoniales mais vous ne pouvez en aucun cas en faire une règle ni même une recommandation pour la répartition budgétaire qui demeure une prérogative du CA. C’est le fondement même de l’autonomie de l’EPLE. De ce point de vue, les mentions de AP et ALO dans la notification de la DGF devraient être proscrites. Concernant le contrôle du budget, il vous appartient, conjointement avec l’autorité académique, de vérifier la sincérité du budget. Elle s’entend à 2 niveaux : juste estimation des ressources et donc, éventuellement, possibilité de prélèvement sur fonds de roulement ; juste estimation des dépenses (dans le cas présent, juger que la prévision des charges d’ALO est, ou n’est pas, indiscutablement surestimée par le collège).Dans la mesure où vous dites tenir compte, entre autres critères, du montant des fonds de roulement dans le calcul de la DGF, il serait normal qu’un collège doté d’un fonds de roulement « confortable » puisse se retrouver attributaire d’une DGF à tel point minorée qu’elle ne pourrait financer que la part ALO et, par conséquent, le contraindre à autofinancer intégralement AP. Cette situation ne serait dans ce cas de figure ni illégale, ni illogique, ni critiquable en soi. En résumé, 2 voies possibles : Si votre analyse d’ALO montre une surestimation évidente, vous pouvez procéder à un règlement conjoint ; Si votre analyse ne montre pas de surestimation significative d’ALO et si les fonds de roulement sont « suffisants » (selon vos critères) rien ne justifie des remarques à l’égard de l’EPLE et, a fortiori, un règlement conjoint. Il va de soi que l’EPLE joue certainement sur l’effet d’affichage de cette présentation de budget. Elle pourrait se révéler gênante pour le Département. C’est un des effets négatifs (et il y en a d’autres) du choix de « critériser » les fonds de roulement dans le calcul des dotations de fonctionnement. Nous le déconseillons lors de nos formations sur la DGF.

Logements de fonction

Nuisances venant d’un logement occupé à titre précaire

Je vous soumets un cas concernant un logement de fonction en collège, occupé à titre précaire par une enseignante du collège et qui nous pose aujourd’hui problème. L’occupation a été actée par le CA du collège, validée par la collectivité comme il se doit. Aujourd’hui, le collège nous fait savoir que l’enseignante signataire de la convention COP rencontre des soucis personnels et n’habite plus les lieux. En revanche, son fils habite le logement et crée des difficultés (importantes nuisances sonores) si bien que le collège a déposé plainte auprès des services de police au nom de la collectivité et souhaite que nous mettions en demeure l’enseignante de libérer les lieux (préavis de 3 mois dans notre convention). Les questions suivantes se posent : est-il possible de réduire le délai des trois mois de préavis en cas de dépôt de plainte et devant de telles difficultés ? Sachant que c’est le CA du collège qui s’est prononcé favorablement à la COP avant d’être validée par la collectivité, la fin de la COP ne doit-elle pas obligatoirement être elle aussi actée en CA du collège avec en parallèle un courrier de mise en demeure de la collectivité ?

L’occupation d’un logement de fonction est soumise à un principe juridique : l’occupation « en bon père de famille ». En l’occurrence, l’intéressée a déjà fait l’objet d’avertissements, de plaintes et par conséquent, vous êtes en droit de mettre fin prématurément à la convention, sans délai, par lettre avec accusé de réception à l’enseignante. Vous indiquez alors que, si les lieux ne sont pas libérés à telle date (une date rapprochée que vous fixez), elle sera considérée comme une occupante sans titre, avec majoration de la redevance (calculée sur la valeur réelle) dans les conditions prévues par la réglementation (+50% les 6 premiers mois et davantage par la suite – l’article R.2124-74 du code général de la propriété des personnes publiques), et que vous allez demander son expulsion en référé. Il n’y a pas à consulter le CA du collège.

Forfait d’externat

Majoration du forfait d’externat

Les textes (L 442-9) prévoient que le calcul du forfait d’externat est majoré d’un pourcentage permettant de couvrir les charges diverses dont les établissements d’enseignement public sont dégrevés (part personnel : charges sociales ; part matériel : autres charges…). Existe-t-il des textes définissant les modalités de calcul de cette majoration ?
Sinon, pouvez-vous m’indiquer comment elle doit être calculée ?

Autrefois, les textes fixaient un montant forfaitaire (5% du montant du forfait). Depuis 2006, c’est à la collectivité de calculer le %, en fonction des éléments dont elle dispose. Aucun texte ne fixe la liste de ces charges diverses. En formation, nous vous donnons des éléments (par exemple, le coût des commissaires aux comptes pour la certification des comptes des établissements privés) et des méthodes (une méthode assez simple de calcul pour le forfait « part personnels »). En tout état de cause, nous vous conseillons d’en discuter avec vos partenaires.

Contrôle des budgets

Validation et règlement conjoint des budgets

Je vous sollicite concernant le contrôle des budgets car les avis divergent au sujet des validations et règlements conjoints. Il s’avère que la politique au sein de ma collectivité est plus favorable à procéder au règlement conjoint des budgets votés hors délai que des inscriptions erronées de DGF notifiée. La démarche retenue est de dire qu’à partir du moment où l’écriture erronée inscrite au budget prévisionnel peut être modifiée par décision budgétaire modificatrice (information ou vote) ou décision de l’ordonnateur, la validation du budget avec observation demandant les modifications au premier conseil d’administration de l’année suffit. Pouvez-vous me dire quelle(s) conséquence(s) et responsabilité(s) y-a-t-il pour la collectivité de rattachement à valider des budgets avec observation des erreurs au lieu de procéder au règlement conjoint ? Nous observons des budgets où le manque de sincérité est évident sur les inscriptions de viabilisation (le Département ayant procédé à une réfaction des excédents de viabilisation des années précédentes en invitant les EPLE à prendre sur leur fonds de roulement une partie des dépenses). La validation de ces budgets n’engage-t-elle pas la responsabilité de la collectivité de rattachement en cas de refus de dotation complémentaire pour la viabilisation ?

Dans le cas d’un budget voté hors délai – que ce budget soit « juste » ou non du point de vue des autorités de contrôle – le Code de l’éducation (art. L421-11, § e) ne prévoit qu’une suite à donner : le règlement conjoint. Ce règlement conjoint doit être compris comme une substitution des autorités de contrôle au conseil d’administration, celui-ci étant dessaisi de son pouvoir de délibérer. L’invitation faite à l’établissement de procéder par DBM à une rectification lors d’un prochain conseil d’administration n’a aucune valeur juridique. En effet, en matière financière, le conseil d’administration de l’EPLE dispose d’une compétence exclusive. Vous ne pourriez, au seul motif du non-respect de vos observations, procéder au règlement conjoint de la DBM présentée si l’établissement ne tenait pas compte desdites observations. Par ailleurs, l’insincérité budgétaire, à la condition qu’elle soit établie, est une cause de règlement conjoint. Les autorités de contrôle, comme indiqué précédemment, sont alors substituées au conseil d’administration pour régler le budget conjointement.

Autre

Utilisation des locaux des collèges en dehors du temps scolaire

Dans le cadre de notre service, le Département passe des conventions d’occupation des locaux des collèges avec le chef d’établissement et un occupant. Cette occupation se fait généralement le soir après les cours, le week-end ou durant les vacances. Nous estimons ce nombre de conventions entre 80 et 100 par an. Actuellement, nous ne passons pas par une délibération pour faire signer le Président du Département. Est-ce normal ? Quel est le régime juridique de ce type de convention ? Existe-il un pouvoir propre du Président pour signer la convention ? Peut-on mettre en place un règlement départemental afin d’autoriser notre Président à signer en rendant compte à l’Assemblée une fois par an sur ce type de convention ? Si oui comment ?

Sur le plan juridique, les conventions passées sont des contrats (l’article 1101 du code civil ne fait pas de différence entre contrats et conventions). Ces conventions, par application des critères jurisprudentiels cumulatifs retenus par le juge, sont des contrats administratifs :Présence d’une personne publique au contrat (aux termes de l’article 26 de la loi du 8 juillet 2013, il y’en a au moins deux : la collectivité et l’EPLE).Clause exorbitante du droit commun figurant dans la convention (modification unilatérale possible, résiliation unilatérale possible dans l’intérêt du service).Concernant les attributions du Département, du président et de la commission permanente : Le président du conseil départemental est l’organe exécutif des décisions du conseil départemental. D’une façon générale, il prépare, négocie et, après « autorisation » du conseil, signe les contrats Avant signature par le président, la convention doit donc être autorisée par le conseil départemental. Mais le Code général des collectivités territoriales prévoit que le conseil départemental puisse déléguer à une commission permanente (parfois appelée « bureau ») une partie de ses attributions. Il en est ainsi pour nombre d’affaires répétitives.L’instruction des conventions d’occupation des locaux pourrait donc être déléguée à la commission permanente puisque une délégation en la matière ne relève pas des exceptions visées par le CGCT (article L3312-1, L612-12 et L.1612-15).Le CGCT prévoit, en son article L.3211-2, que « le président informe le conseil des actes pris dans le cadre de ces délégations ».

Logements de fonction

Attribution d’un logement vacant en COP

Est-il possible d’attribuer un logement vacant en COP à un surveillant du collège alors qu’il est normalement dévolu à un agent de maintenance ?

Les COP sont des logements qui restent disponibles après que l’on a servi les personnels de l’Etat et ceux des collectivités territoriales qui, en raison de leurs fonctions, ont droit à un logement en NAS ou éventuellement en US (en vertu du code de l’éducation et des délibérations de la collectivité).
Par conséquent, un logement en COP n’est pas « normalement » dévolu à telle ou telle fonction ou personne. Dans chaque cas, il appartient à la collectivité, sur proposition du conseil d’administration (CA) de l’EPLE, d’attribuer une COP à un agent qui a un lien avec le service (un agent de service ou un surveillant remplissent cette condition). C’est au CA de vous faire une proposition mais vous pouvez sans doute en discuter préalablement avec le chef d’établissement et voir ce qui est le mieux pour l’intérêt du service et de l’agent.

Logements de fonction

Délibération contre l’avis du CA

Suite au départ à la retraite d’un agent polyvalent logé par NAS, le Principal du collège a proposé lors du dernier CA que soit logé par NAS la fonction de chef cuisinier. Le CA du collège a voté comme suit : 4 voix « Pour », 6 voix « Contre » et 6 abstantions. Est-il possible que le conseil départemental délibère sur cette proposition sachant que le CA du collège a voté majoritairement contre ? Le Principal est favorable à cette NAS et le conseil départemental aussi.

Lorsque le CA du collège délibère sur les fonctions dont les titulaires sont susceptibles d’obtenir un logement de fonction, il vous fait une « proposition » sur le plan juridique (proposition qui, en ce qui concerne les ATTEE, doit respecter la liste et les priorités fixées par une délibération de la collectivité). Deux possibilités s’offrent alors à vous : accepter la proposition ou la refuser. Dans le cas présent, il n’y a pas de « proposition » du CA et vous ne pouvez donc pas passer outre. Il faudrait voir avec le chef d’établissement quelles sont les raisons des opposants et s’il estime qu’il pourrait à nouveau soumettre une délibération avec quelque chance de succès.

Autre

Cession du mobilier d’un internat fermé

Le Département a fermé un internat le 1e juillet 2016. Le collège doit libérer le plateau pour les futurs travaux qui vont débuter pendant les vacances de printemps. Les établissements scolaires qui ont un internat sont intéressés par le mobilier (chaises, tables, armoires et lits) s’y trouvant. Ce mobilier n’apparait plus à l’inventaire de l’établissement.
Le collège souhaite céder gratuitement ce mobilier. Il nous interroge pour que le Département donne son accord. Le collège doit-il appliquer une procédure dans ce cas particulier ? Le collège doit-il obligatoirement inscrire ces mobiliers à son inventaire ? Quelles seraient les conséquences pour le Département et pour le collège si le mobilier était cédé gratuitement à des établissements scolaires sans suivre une éventuelle procédure ?

L’article L.421-19 du code de l’éducation prévoit que « la dissolution d’un EPLE entraîne la dévolution de l’ensemble de son patrimoine à la collectivité de rattachement ». Par ailleurs, la loi de transfert du 13 août 2004 vous a donné une compétence générale pour les services publics locaux facultatifs d’hébergement et de restauration, une fois que ceux-ci ont été créés. La fermeture d’un internat, service public d’hébergement dont vous êtes la collectivité organisatrice, est assimilable dans ses effets à la dissolution partielle d’un EPLE. La dévolution des biens de l’internat, inscrits à l’inventaire ou non, se fait donc à votre profit. Vraisemblablement, ces matériels ont été remis en dotation à l’établissement. Si c’est le cas, leur valeur d’achat devrait, selon nous, être retrouvée dans la comptabilité patrimoniale du Département, ainsi que les amortissements subséquents le cas échéant. C’est peut-être le moyen pour vous de connaître la valeur résiduelle des biens et de la faire prendre en compte par les établissements bénéficiaires dans leurs inventaires. Mais ces matériels étant vraisemblablement anciens et sans doute hors de computation d’amortissements et, dans la mesure où il apparaîtrait que vous êtes dans l’impossibilité de connaître leur valeur résiduelle, votre assemblée délibérante peut prononcer leur mise au rebut.La déclaration de mise au rebut d’un bien a pour effet de lui donner une valeur de cession nulle. Vous pourrez alors remettre ces matériels aux EPLE choisis qui pourront alors les enregistrer dans leurs inventaires comme bien reçu du Département avec valeur de cession nulle.

Logements de fonction

Bizarrerie juridique

Dans le cadre de la réécriture du règlement sur la gestion des logements de fonction au sein des EPLE, je me permets de faire appel à vous pour tenter de trouver une réponse à mes interrogations. Lorsque je me réfère à l’article R216-4 du code de l’éducation qui reste applicable en l’état, il est indiqué que « les concessions de logement sont attribuées par nécessité absolue ou utilité de service, dans les conditions fixées aux articles R.92 à R.103 du code du domaine de l’Etat et par la présente section ». Or, ces articles du code du domaine de l’Etat auxquels nous sommes renvoyés ont été abrogés en novembre 2011 et remplacés par le décret du 9 mai 2012 qui ne vise que « les agents logeant dans des immeubles appartenant au domaine de l’Etat ». Nous ne sommes donc plus concernés. Sur quel texte dois-je alors me baser afin de définir ce que sont les NAS/US, leurs conditions d’attributions, etc. ?

Effectivement, c’est le code de l’éducation qui continue à régir le régime juridique des logements de fonction des personnels de l’Etat dans les EPLE et il continue aussi à se référer au code du domaine de l’Etat, qui a été abrogé en 2011. C’est une bizarrerie juridique, mais le CG3P ayant remplacé l’ancien code, on peut se référer désormais au CG3P. Mais justement, celui-ci renvoie aux dispositions du code de l’éducation en ce qui concerne les personnels de l’Etat logés dans les EPLE (art.2124-78 CG3P), écartant du même coup l’application des dispositions du décret de 2012. Par contrecoup et en vertu du principe de parité, les personnels ATTEE logés dans les EPLE bénéficient d’un régime analogue à celui des personnels de l’Etat dans les EPLE.