Questions réponses

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Autre

Aides publiques aux collèges privés hors contrat

Nous nous interrogeons sur le régime des aides publiques aux collèges privés hors contrat. Le principe de l’interdiction de toute aide publique à ces établissements semble clair, mais pourriez-vous s’il vous plaît me confirmer cette interdiction en précisant les textes et/ou la jurisprudence la prévoyant. Par ailleurs, l’interdiction de toute aide publique interdit-elle l’extension de dispositifs déjà en place dans les collèges publics en faveur de ces établissements (réduction auprès d’associations sportives et culturelles pour les collégiens) ?

D’une part, la loi Debré a laissé subsister les textes antérieurs, souvent anciens, relatifs aux établissements privés et à l’aide qu’ils peuvent obtenir. Tel est le cas, en ce qui concerne les collèges (et les formations générales des lycées) de la loi Falloux (article 69, codifié à l’article L. 151-4 du code de l’éducation) : soit une mise à disposition de locaux, soit une subvention. Cette disposition vaut aussi bien pour les collèges sous contrat que pour les collèges hors contrat. Les possibilités de subventions (en fonctionnement et/ou en investissement) sont plafonnées à 10% du budget ordinaire de l’établissement (déduction faite des subventions publiques – ce qui concerne surtout les collèges sous contrat). Vous trouverez tous les détails sur l’application et la jurisprudence dans le Jurisclasseur administratif, rubrique Enseignement privé (récemment actualisé). D’autre part, la loi Debré elle-même a introduit une disposition qui figure aujourd’hui à l’article L. 533-1 du code de l’éducation, qui autorise les collectivités locales à faire bénéficier les élèves des établissements privés (sous ou hors contrat) des « mesures à caractère social » qu’elles prennent: cette disposition est entendue très largement et ne concerne pas seulement les enfants nécessiteux.

Logements de fonction

Logement en NAS et contrôle de l’URSSAF

Je travaille actuellement sur l’actualisation de la délibération relative à la liste des emplois territoriaux pour lesquels un logement de fonction en NAS peut être attribué. En l’occurrence, cela concerne nos agents d’accueil, de maintenance, de cuisine et d’entretien. Il faut savoir que l’une des anciennes Régions fusionnées a régulièrement été inquiétée par l’URSSAF pour des attributions en NAS non conformes à la réglementation, notamment pour les chefs de cuisine ou les agents d’entretien (dans l’ancien règlement, il était indiqué qu’au moins un logement devait être attribué à l’agent d’accueil et que les deux autres NAS, étaient laissées à l’appréciation du chef d’établissement). Effectivement, je ne vois pas quelle est la nécessité d’attribuer un logement en NAS à un agent d’entretien. En revanche, pour un agent de cuisine, cela me parait beaucoup plus justifiable. L’ancienne Région concernée, par délibération de l’Assemblée plénière, permettait en cas de nécessité, d’attribuer un logement en NAS au personnel de cuisine lorsque l’établissement dispose d’une demi-pension et d’un internat. Aussi, quand il y a besoin d’assurer un service de restauration le samedi, etc. Or, les contrôles URSSAF semblent remettre en cause le bienfondé du choix de certaines fonctions pour bénéficier d’un logement en NAS. Pourriez-vous me donner votre avis sur le sujet ? La collectivité risque-t-elle d’être sanctionnée si elle décide d’attribuer des logements en NAS à certains personnels de cuisine ?

Effectivement, l’URSSAF procède à un redressement de la déclaration d’avantages en nature si elle estime que la NAS ne correspond pas à la définition, et donc aux contraintes, de la NAS. Il vous faut par conséquent renforcer dans votre délibération les contraintes qui permettent de justifier une NAS. Cela paraît possible pour le chef de cuisine, bien moins pour un agent d’entretien (surtout lorsque les interventions d’urgence sont externalisées auprès d’entreprises). Vous pouvez faire valoir auprès de votre collectivité, et accessoirement auprès des représentants des personnels, que ce n’est pas rendre service aux agents que de les loger en NAS sans les contreparties adéquates : en effet, dans ce cas, ce sont les agents qui continueront à payer les frais de cette situation en subissant des redressements fiscaux et non la collectivité (à moins que la chambre régionale des comptes s’intéresse à son tour à la question des logements de fonction en NAS dans les EPLE).

Contrôle des budgets

DBM par règlement conjoint

Je m’interroge sur la possibilité de régler une DBM par règlement conjoint. Est-ce possible ? J’ai souvenir d’anciens imprimés utilisés par les collèges pour leurs DBM (imprimés datant déjà d’un certain nombre d’années) qui donnaient cette possibilité aux autorités de contrôle. Pourtant, je ne vois aucune information claire et précise dans l’instruction codificatrice M9.6.

Budgets et modifications budgétaires (DBM) constituent, en droit budgétaire, les « actes budgétaires ». L’instruction M9.6 ne fait que reprendre – c’est une « instruction » – les textes d’origine législative ou règlementaire applicables aux EPLE en matière de gestion budgétaire et comptable. L’instruction M9.6, en son § 1235 – modification du budget – distingue, selon leur objet, les modifications qui sont soumises au vote du conseil d’administration de l’EPLE et celles qui ne le sont pas. Lorsque les modifications budgétaires sont soumises aux votes du conseil d’administration, la procédure de contrôle rejoint la procédure de contrôle du budget lui-même, avec cependant quelques différences quant aux délais de transmission notamment. C’est le principe juridique du « parallélisme des formes » : un acte pris dans le cadre d’une procédure ne peut être modifié qu’en suivant la même procédure (sous réserve de quelques différences). En tout état de cause, les DBM soumises au vote du conseil d’administration peuvent donc faire l’objet d’un règlement conjoint en cas de désaccord d’une (ou des) autorité(s) de contrôle. Le § 1236 de l’instruction M9.6 décrit la procédure de contrôle des actes budgétaires.

Autre

Transport pédagogique des élèves des lycées agricoles

Ma question porte sur le transport pédagogique des élèves des lycées agricoles dans le cadre des enseignements réguliers. Je cherche à savoir où en sont les autres Régions et comment elles ont circonscrit et interprété le périmètre de cette nouvelle compétence régionale. Sauriez-vous m’orienter sur cette question ?

La réponse a été très variable d’une Région à l’autre, non pas sur l’obligation de prise en charge de cette dépense à caractère pédagogique, mais plutôt sur ses modalités. Cela tient en particulier à ce que les Régions ont eu des interprétations différentes concernant les OP Chauffeurs de car, qui existaient au moment du transfert des personnels en 2006. Certaines régions ont laissé ces chauffeurs dans leurs fonctions anciennes, d’autres les ont reclassés dans des fonctions plus généralistes, et n’ont pas souhaité qu’ils conduisent. Cela tient aux particularités de la responsabilité en matière de conduite des transports à commun qui est liée non pas au véhicule, mais à l’employeur du conducteur. Là où les régions n’ont pas maintenu la fonction de chauffeur, les établissements ont eu recours à des contrats avec des transporteurs privés, ou à l’achat de minibus qui peuvent être conduits par les enseignants mais ne peuvent pas transporter plus de 9 passagers. Le mode de financement est lui aussi variable d’une Région à l’autre : subvention à l’élève, ou prise en charge d’une part des contrats, aide à l’achat des véhicules, critère dans le calcul de la dotation, etc.

Contrôle des budgets

Prise en charge des accompagnateurs de voyage scolaire

Suite à la formation sur le contrôle des actes budgétaires des EPLE, j’aurais une question au sujet des voyages scolaires. Y-a-t-il une base réglementaire qui n’autorise pas la prise en charge de la part accompagnateur par la DGF ? Nous voudrions savoir sur quoi nous baser en cas de règlement conjoint.

La circulaire ministérielle relative aux sorties et voyages scolaires n°2011-117 du 3-8-2011 est venue préciser le mode de financement des frais occasionnés par les accompagnateurs de voyages scolaires. Cette circulaire rappelle que « les sorties et voyages scolaires participent à la mission éducative des établissements d’enseignement du second degré ». Elle précise aussi que « les accompagnateurs, y compris les bénévoles, exercent une mission au service de l’établissement et n’ont donc pas à supporter le coût d’un séjour constituant une activité prolongeant une action d’enseignement. Les frais engendrés par le séjour des accompagnateurs sont liés à des déplacements qui font l’objet d’un ordre de mission émanant du chef d’établissement. » En conséquence, ce ne sont ni des dépenses de rémunération, ni des dépenses pédagogiques, mais des dépenses de fonctionnement de l’établissement dont le financement lui incombe. Parmi les sources de financement des voyages scolaires, la circulaire mentionne, s’agissant de l’EPLE : «les ressources propres de l’établissement : un établissement peut financer sur ses ressources propres ou en mobilisant le fonds de roulement, avec l’accord du conseil d’administration, tout ou partie des dépenses engendrées par un déplacement».

Logements de fonction

Echéance de la COP

Est-il possible de prévoir des COP valables jusqu’au 31 août et non pas jusqu’au 30 juin comme c’est habituellement le cas (fin d’année scolaire) ? C’est une sollicitation des établissements pour les cas où les COP seraient renouvelées d’une année sur l’autre.

C’est à la collectivité de fixer l’échéance de la COP et de la stipuler dans le titre d’occupation qu’elle établit au nom de l’occupant.
La date du 30 juin est habituellement retenue pour laisser un délai entre le départ d’un occupant et l’arrivée de son successeur afin de prévenir les éventuelles difficultés qui naitraient en cas de maintien abusif dans les lieux.

Autre

Notification des capacités d’accueil de sécurité

Vous expliquez que pour chaque établissement recevant du public (ERP), la collectivité doit calculer les capacités maximales d’accueil et les notifier par arrêté mais concrètement, que se passe-t-il si la collectivité ne prend pas d’arrêté ? Que se passe-t-il si elle a pris un arrêté et que le nombre d’élèves présents dans le collège est supérieur au seuil défini par l’arrêté (a priori, l’établissement ne peut pas refuser de scolariser des élèves) ? Peut-on dans ce cas obliger l’académie à privilégier les élèves du secteur et refuser les dérogations ?

En ne notifiant pas les capacités d’accueil en matière de sécurité par arrêté, la collectivité prend le risque d’être mise en cause pour défaut d’information auprès de l’EPLE et des services de l’Etat, en cas d’accident, d’incendie, etc. Par ailleurs, nous attirons votre attention sur le fait qu’en matière de sécurité, on ne fait pas de différence entre élèves, professeurs ou autres personnels. On fait référence au nombre de personnes présentes. Le dépassement de nombre de personnes accueillies à l’instant « t » relève de la responsabilité intuitu personae du directeur de l’EPLE (Principal ou Proviseur, décret de 1985 sur les EPLE). La notification des capacités d’accueil en matière de sécurité étant une compétence exclusive de la collectivité (liée à une compétence transmise par l’Etat), elle s’impose à toutes les autorités de l’Etat donc vous pouvez tout à fait demander à l’Académie de prendre les dispositions nécessaires pour que les capacités d’accueil soient respectées.

Logements de fonction

Désaffectation de logements de fonction

La collectivité départementale dispose de logements de fonction qui devraient faire l’objet d’une rénovation. Eu égard aux contraintes budgétaires de la collectivité, ces travaux ne sont pas réalisables et une désaffectation est envisagée. La collectivité peut-elle, sur sa seule initiative, envisager la désaffectation ou bien a-t-elle l’obligation de faire les travaux ? Quelles sont ses obligations et ses limites? Y-a-t-il une procédure ?

Vous ne pouvez pas unilatéralement réduire le nombre des logements si le nombre de points pondérés de l’établissement ne le permet pas (il le permet par exemple en cas de baisse des effectifs). Vous êtes dans l’obligation, dans la limite du nombre de logements résultant du calcul des points pondérés, de mettre à disposition des logements « convenables », c’est-à-dire des logements qui ne soient pas insalubres et qui permettent de s’y installer normalement.

Contrôle des budgets

Information régulière des autorités de contrôle sur la situation financière de l’EPLE

Je souhaiterais savoir si les DBM pour information étaient obligatoirement transmissibles aux autorités de contrôle. Un EPLE affirmant le contraire, ne veut pas me transmettre ces DBM pour information. Comment interprétez-vous l’article L 421-14-III du code de l’éducation : « L’autorité académique et la collectivité de rattachement sont informées régulièrement de la situation financière de l’établissement ainsi que préalablement à la passation de toute convention à incidence financière. » ?

Il y a lieu de distinguer le virement à l’intérieur d’un même service qui n’a pas le statut de DBM mais constitue une décision de l’ordonnateur. Le chef d’établissement peut décider de virer des crédits ouverts d’un domaine à un autre, d’une activité à une autre ou d’un compte à un autre, le montant total du service n’est pas affecté. Les DBM sont des modifications qui impactent le montant total d’un service. Les DBM non soumises au vote du conseil d’administration s’imposent principalement pour des ressources nouvelles spécifiques, la re-constatation des produits scolaires et les dotations aux amortissements non prévues au budget initial. Ces modifications sont immédiatement exécutoires.Aux termes de l’article R421-60 code de l’éducation, le chef d’établissement informe la commission permanente et rend compte au conseil d’administration de ces modifications apportées sans vote. Il n’y a donc pas d’obligation de transmission aux autorités de tutelle pour ce type de décision modificative. Mais il y a lieu de considérer qu’une DBM ultérieure, assortie d’un vote du conseil d’administration cette fois, enregistrera les modifications intervenues entretemps non soumise à délibération. L’alinéa III de l’article L.421-14 doit être regardé comme un attribut « naturel » des autorités de tutelle de l’EPLE. Cet article, qui relève de la partie législative du code de l’éducation, donne toute la mesure des contrôles financiers que peuvent opérer les autorités de tutelle, es qualité. L’article, s’il impose la transmission aux autorités de tutelle des conventions à incidence financière avant qu’elles ne soient soumises au conseil d’administration de l’EPLE, ne précise pas, par contre, les modalités de cette « information régulière sur la situation financière » de l’établissement. Il revient donc aux autorités de tutelle de définir les modalités de cette information qui doit être « régulière ».Ce peut être en tout état de cause la transmission à période fixe de la « situation des dépenses engagées », certifiée par l’ordonnateur, ou bien encore la transmission, toujours à période fixe, de la « balance des comptes » certifiée par l’agent comptable. C’est donc dans le cadre de « cette information financière régulière » que les autorités de tutelle peuvent avoir connaissance des nouvelles ouvertures de crédit consécutives à une DBM sans vote ou bien, comme il a été dit plus haut, lors de la transmission ultérieure d’une DBM avec vote.

Autre

Aide à l’investissement d’un établissement privé

Au niveau de la subvention d’aide à l’investissement, peut-on inscrire des investissements concernant le SRH, à savoir du matériel et mobilier de cuisine ?

La question d’une participation du Département à l’acquisition d’investissements pour le service de restauration d’un collège privé sous contrat d’association n’entre pas dans le cadre de la loi Debré, qui définit les obligations des collectivités dans le cadre du forfait d’externat et en exclut donc les charges de services annexes d’hébergement. Par contre, le Code de l’éducation, en reprenant les termes de ce qu’il subsiste de la loi Falloux, autorise les collectivités à financer des opérations d’investissement dans la limite de 10% du « budget ordinaire » du collège (c’est-à-dire après déduction de tous les financements publics). En résumé, ces financements ne sont pas une obligation et leurs montants sont strictement limités.

Contrôle des budgets

Contrôle du budget d’un collège en cité mixte

Suite à la formation, je me permets de vous interroger sur le budget d’un collège appartenant à une cité mixte dont le Département est la collectivité pilote. Le collège reverse l’intégralité des recettes familles au budget du lycée. De même, dans les services généraux, à part l’AP et les subventions fléchées type mobilier et entretien du patrimoine, il n’y a pas d’éléments. Tout est mis du côté du lycée. Peut-on « rejeter » le budget pour non sincérité et impossibilité de contrôle, notamment de l’application des préconisations en matière de viabilisation ? Notez que le gestionnaire nous a transmis par mail le budget du lycée.

Après étude des documents transmis, il apparaît que la convention cadre Département-Région qui désigne le Département comme collectivité pilote, précise la répartition des parts de DGF vers les 2 EPLE comme suit : Versées par le Département : part de la DGF concernant la viabilisation et l’entretien du lycée + part de la DGF concernant la viabilisation et l’entretien du collège + part de la DGF concernant les dépenses pédagogiques et administratives du collège Versée par la Région : part de la DGF concernant les dépenses pédagogiques et administratives du lycée La convention ne précise pas quel est l’EPLE destinataire de ces versements (elle dit « la cité mixte »). Elle ne précise pas non plus quel est l’EPLE « pilote », c’est à dire support budgétaire de la cité mixte. Aujourd’hui, il s’agit du lycée soit par convention ancienne entre les 2 établissements, soit plus vraisemblablement par un héritage historique. Voici nos observations : Dans la mesure où tous les élèves sont hébergés dans les mêmes conditions et au même endroit, il ne peut exister qu’un seul SRH gérant globalement toutes les charges du service. Cela implique (cf. M.9.6 12131 et 12132, pages 43 et 44) que chaque EPLE constate ces recettes (ce qui est le cas) et que l’EPLE « hébergé » en reverse la globalité à l’EPLE « hébergeant » (ce qui est aussi le cas). Ce mode de fonctionnement a une double conséquence sur le « résultat partiel » (produits nets – charges nettes) de chaque SRH : il est automatiquement nul pour l’EPLE « hébergé » ; il est soit excédentaire, soit déficitaire pour l’EPLE gestionnaire du SRH. Il serait excessif d’affirmer que le fonds de roulement du collège est tronqué : cette règle s’applique pour tous les modes de fonctionnement des cuisines centrales, où c’est logiquement la structure gestionnaire du service qui voit son fonds de roulement affecté par les risques de l’exploitation. Le mode de budgétisation par transfert de charges pas ou peu individualisables est classiquement utilisé dans toutes les cités mixtes et il semble difficile d’y échapper ici. Votre problème réside dans l’absence de lisibilité des répartitions (en termes de viabilisation et d’entretien notamment) par manque d’information globale sur les dépenses de la cité mixte dans son ensemble (sauf envoi « à l’amiable » par mail du budget du lycée par le gestionnaire). La seule réponse à cette préoccupation légitime serait que le Département devienne autorité de contrôle des 2 EPLE de la cité mixte. Voici maintenant nos préconisations pour l’avenir : Modifier (ou compléter) la convention cadre en désignant le Département autorité de contrôle (budget/DBM/compte financier) pour les 2 EPLE de la cité mixte : il conviendrait ensuite de contacter le rectorat pour modification de paramètres sur DEMACT. Cela permettrait logiquement à la collectivité pilote d’avoir la main sur l’examen et le contrôle globale de l’affectation des charges et des produits. Revenir sur la désignation de l’EPLE support budgétaire en préconisant que ce soit le collège (effectifs doubles tant en externat que pour le SRH !) ce qui simplifierait l’élaboration et la lecture des 2 budgets en supprimant les participations entre établissements. On aboutirait alors au schéma suivant : le lycée reçoit de la Région la part « pédago adm » : il la répartit ; le collège reçoit du Département les 2 parts « viab entretien » + sa part « pédago adm » et répartit le tout (plus de reversement au lycée). Pour le SRH, on inverse : c’est logiquement le collège qui devient également gestionnaire. Bien noter qu’il ne peut s’agir là que d’une préconisation et que la décision ne peut être prise que par l’accord des conseils d’administration des deux EPLE composant la cité mixte (plus facile si un seul chef d’établissement).

Trop perçu sur subvention spécifique

Une dotation spécifique a été attribuée à un collège pour couvrir un surcoût en SRH. En effet, pendant plusieurs mois l’établissement a dû faire appel à un prestataire extérieur car des travaux étaient réalisés en demi-pension.Pour éviter à l’établissement de se trouver dans une situation financière délicate, cette dotation a été décidée par avance donc intitulée « avance pour surcoût en restauration » et donc versée par avance. Lors de la notification, il a été indiqué que pour celle-ci, le collège devait produire les factures justifiant les dépenses réelles. Maintenant, les travaux sont terminés et le collège a retrouvé des conditions de production normale.Un point final a été réalisé et il s’avère qu’il y a un trop perçu. Pour ce reliquat, il est envisagé de proposer au conseil général une respécialisation. C’est à ce niveau que la question se pose : cet établissement a un fond de roulement mobilisable faible, est-il possible de proposer une respécialisation « fonds de trésorerie au SRH » pour permettre au collège de conserver ces moyens sans pouvoir les prélever ?

En tout état de cause, et dans la mesure où l’objet de la subvention était parfaitement défini d’une part, et que la computation des factures résultant du surcoût occasionné par le recours à un prestataire a été rigoureusement effectuée d’autre part, le trop perçu devrait vous être reversé sur la base d’un titre de recette émis par le comptable public de la collectivité. C’est la procédure de droit commun pour toute subvention spécifique. Par ailleurs, le fonds de roulement d’un EPLE est global à tout l’établissement (excédents résultant des services généraux et des services spéciaux confondus), quand bien même les excédents de gestion du SRH figureraient dans un compte de réserves particulier. Rappelons à ce sujet, que c’est le seul conseil d’administration de l’EPLE qui décide de l’affectation des excédents de gestion d’un exercice, qu’il s’agisse des services généraux ou bien des services spéciaux. C’est aussi le conseil d’administration qui décide de la création d’un compte de réserves pour le SRH. Ces prérogatives du conseil d’administration relève de l’autonomie administrative et financière de tout établissement public (pas seulement des EPLE). Dans ces domaines, la collectivité ne peut que « préconiser ».En outre, le conseil d’administration est souverain pour l’utilisation du fonds de roulement. Son utilisation relève, là encore, de son autonomie administrative et financière. Vous ne pouvez donc pas décider d’une utilisation future (neutralisation partielle dans un but précis) du fonds de roulement en lieu et place du conseil d’administration alors même qu’un excédent de gestion venant grossir ce fonds proviendrait d’une subvention spécifique budgétisée avec votre accord.