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Questions réponses

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Contrôle des budgets

Prise en charge des accompagnateurs de voyage scolaire

Suite à la formation sur le contrôle des actes budgétaires des EPLE, j’aurais une question au sujet des voyages scolaires. Y-a-t-il une base réglementaire qui n’autorise pas la prise en charge de la part accompagnateur par la DGF ? Nous voudrions savoir sur quoi nous baser en cas de règlement conjoint.

La circulaire ministérielle relative aux sorties et voyages scolaires n°2011-117 du 3-8-2011 est venue préciser le mode de financement des frais occasionnés par les accompagnateurs de voyages scolaires. Cette circulaire rappelle que « les sorties et voyages scolaires participent à la mission éducative des établissements d’enseignement du second degré ». Elle précise aussi que « les accompagnateurs, y compris les bénévoles, exercent une mission au service de l’établissement et n’ont donc pas à supporter le coût d’un séjour constituant une activité prolongeant une action d’enseignement. Les frais engendrés par le séjour des accompagnateurs sont liés à des déplacements qui font l’objet d’un ordre de mission émanant du chef d’établissement. » En conséquence, ce ne sont ni des dépenses de rémunération, ni des dépenses pédagogiques, mais des dépenses de fonctionnement de l’établissement dont le financement lui incombe. Parmi les sources de financement des voyages scolaires, la circulaire mentionne, s’agissant de l’EPLE : «les ressources propres de l’établissement : un établissement peut financer sur ses ressources propres ou en mobilisant le fonds de roulement, avec l’accord du conseil d’administration, tout ou partie des dépenses engendrées par un déplacement».

Logements de fonction

Echéance de la COP

Est-il possible de prévoir des COP valables jusqu’au 31 août et non pas jusqu’au 30 juin comme c’est habituellement le cas (fin d’année scolaire) ? C’est une sollicitation des établissements pour les cas où les COP seraient renouvelées d’une année sur l’autre.

C’est à la collectivité de fixer l’échéance de la COP et de la stipuler dans le titre d’occupation qu’elle établit au nom de l’occupant.
La date du 30 juin est habituellement retenue pour laisser un délai entre le départ d’un occupant et l’arrivée de son successeur afin de prévenir les éventuelles difficultés qui naitraient en cas de maintien abusif dans les lieux.

Autre

Notification des capacités d’accueil de sécurité

Vous expliquez que pour chaque établissement recevant du public (ERP), la collectivité doit calculer les capacités maximales d’accueil et les notifier par arrêté mais concrètement, que se passe-t-il si la collectivité ne prend pas d’arrêté ? Que se passe-t-il si elle a pris un arrêté et que le nombre d’élèves présents dans le collège est supérieur au seuil défini par l’arrêté (a priori, l’établissement ne peut pas refuser de scolariser des élèves) ? Peut-on dans ce cas obliger l’académie à privilégier les élèves du secteur et refuser les dérogations ?

En ne notifiant pas les capacités d’accueil en matière de sécurité par arrêté, la collectivité prend le risque d’être mise en cause pour défaut d’information auprès de l’EPLE et des services de l’Etat, en cas d’accident, d’incendie, etc. Par ailleurs, nous attirons votre attention sur le fait qu’en matière de sécurité, on ne fait pas de différence entre élèves, professeurs ou autres personnels. On fait référence au nombre de personnes présentes. Le dépassement de nombre de personnes accueillies à l’instant « t » relève de la responsabilité intuitu personae du directeur de l’EPLE (Principal ou Proviseur, décret de 1985 sur les EPLE). La notification des capacités d’accueil en matière de sécurité étant une compétence exclusive de la collectivité (liée à une compétence transmise par l’Etat), elle s’impose à toutes les autorités de l’Etat donc vous pouvez tout à fait demander à l’Académie de prendre les dispositions nécessaires pour que les capacités d’accueil soient respectées.

Logements de fonction

Désaffectation de logements de fonction

La collectivité départementale dispose de logements de fonction qui devraient faire l’objet d’une rénovation. Eu égard aux contraintes budgétaires de la collectivité, ces travaux ne sont pas réalisables et une désaffectation est envisagée. La collectivité peut-elle, sur sa seule initiative, envisager la désaffectation ou bien a-t-elle l’obligation de faire les travaux ? Quelles sont ses obligations et ses limites? Y-a-t-il une procédure ?

Vous ne pouvez pas unilatéralement réduire le nombre des logements si le nombre de points pondérés de l’établissement ne le permet pas (il le permet par exemple en cas de baisse des effectifs). Vous êtes dans l’obligation, dans la limite du nombre de logements résultant du calcul des points pondérés, de mettre à disposition des logements « convenables », c’est-à-dire des logements qui ne soient pas insalubres et qui permettent de s’y installer normalement.

Contrôle des budgets

Information régulière des autorités de contrôle sur la situation financière de l’EPLE

Je souhaiterais savoir si les DBM pour information étaient obligatoirement transmissibles aux autorités de contrôle. Un EPLE affirmant le contraire, ne veut pas me transmettre ces DBM pour information. Comment interprétez-vous l’article L 421-14-III du code de l’éducation : « L’autorité académique et la collectivité de rattachement sont informées régulièrement de la situation financière de l’établissement ainsi que préalablement à la passation de toute convention à incidence financière. » ?

Il y a lieu de distinguer le virement à l’intérieur d’un même service qui n’a pas le statut de DBM mais constitue une décision de l’ordonnateur. Le chef d’établissement peut décider de virer des crédits ouverts d’un domaine à un autre, d’une activité à une autre ou d’un compte à un autre, le montant total du service n’est pas affecté. Les DBM sont des modifications qui impactent le montant total d’un service. Les DBM non soumises au vote du conseil d’administration s’imposent principalement pour des ressources nouvelles spécifiques, la re-constatation des produits scolaires et les dotations aux amortissements non prévues au budget initial. Ces modifications sont immédiatement exécutoires.Aux termes de l’article R421-60 code de l’éducation, le chef d’établissement informe la commission permanente et rend compte au conseil d’administration de ces modifications apportées sans vote. Il n’y a donc pas d’obligation de transmission aux autorités de tutelle pour ce type de décision modificative. Mais il y a lieu de considérer qu’une DBM ultérieure, assortie d’un vote du conseil d’administration cette fois, enregistrera les modifications intervenues entretemps non soumise à délibération. L’alinéa III de l’article L.421-14 doit être regardé comme un attribut « naturel » des autorités de tutelle de l’EPLE. Cet article, qui relève de la partie législative du code de l’éducation, donne toute la mesure des contrôles financiers que peuvent opérer les autorités de tutelle, es qualité. L’article, s’il impose la transmission aux autorités de tutelle des conventions à incidence financière avant qu’elles ne soient soumises au conseil d’administration de l’EPLE, ne précise pas, par contre, les modalités de cette « information régulière sur la situation financière » de l’établissement. Il revient donc aux autorités de tutelle de définir les modalités de cette information qui doit être « régulière ».Ce peut être en tout état de cause la transmission à période fixe de la « situation des dépenses engagées », certifiée par l’ordonnateur, ou bien encore la transmission, toujours à période fixe, de la « balance des comptes » certifiée par l’agent comptable. C’est donc dans le cadre de « cette information financière régulière » que les autorités de tutelle peuvent avoir connaissance des nouvelles ouvertures de crédit consécutives à une DBM sans vote ou bien, comme il a été dit plus haut, lors de la transmission ultérieure d’une DBM avec vote.

Autre

Aide à l’investissement d’un établissement privé

Au niveau de la subvention d’aide à l’investissement, peut-on inscrire des investissements concernant le SRH, à savoir du matériel et mobilier de cuisine ?

La question d’une participation du Département à l’acquisition d’investissements pour le service de restauration d’un collège privé sous contrat d’association n’entre pas dans le cadre de la loi Debré, qui définit les obligations des collectivités dans le cadre du forfait d’externat et en exclut donc les charges de services annexes d’hébergement. Par contre, le Code de l’éducation, en reprenant les termes de ce qu’il subsiste de la loi Falloux, autorise les collectivités à financer des opérations d’investissement dans la limite de 10% du « budget ordinaire » du collège (c’est-à-dire après déduction de tous les financements publics). En résumé, ces financements ne sont pas une obligation et leurs montants sont strictement limités.

Contrôle des budgets

Contrôle du budget d’un collège en cité mixte

Suite à la formation, je me permets de vous interroger sur le budget d’un collège appartenant à une cité mixte dont le Département est la collectivité pilote. Le collège reverse l’intégralité des recettes familles au budget du lycée. De même, dans les services généraux, à part l’AP et les subventions fléchées type mobilier et entretien du patrimoine, il n’y a pas d’éléments. Tout est mis du côté du lycée. Peut-on « rejeter » le budget pour non sincérité et impossibilité de contrôle, notamment de l’application des préconisations en matière de viabilisation ? Notez que le gestionnaire nous a transmis par mail le budget du lycée.

Après étude des documents transmis, il apparaît que la convention cadre Département-Région qui désigne le Département comme collectivité pilote, précise la répartition des parts de DGF vers les 2 EPLE comme suit : Versées par le Département : part de la DGF concernant la viabilisation et l’entretien du lycée + part de la DGF concernant la viabilisation et l’entretien du collège + part de la DGF concernant les dépenses pédagogiques et administratives du collège Versée par la Région : part de la DGF concernant les dépenses pédagogiques et administratives du lycée La convention ne précise pas quel est l’EPLE destinataire de ces versements (elle dit « la cité mixte »). Elle ne précise pas non plus quel est l’EPLE « pilote », c’est à dire support budgétaire de la cité mixte. Aujourd’hui, il s’agit du lycée soit par convention ancienne entre les 2 établissements, soit plus vraisemblablement par un héritage historique. Voici nos observations : Dans la mesure où tous les élèves sont hébergés dans les mêmes conditions et au même endroit, il ne peut exister qu’un seul SRH gérant globalement toutes les charges du service. Cela implique (cf. M.9.6 12131 et 12132, pages 43 et 44) que chaque EPLE constate ces recettes (ce qui est le cas) et que l’EPLE « hébergé » en reverse la globalité à l’EPLE « hébergeant » (ce qui est aussi le cas). Ce mode de fonctionnement a une double conséquence sur le « résultat partiel » (produits nets – charges nettes) de chaque SRH : il est automatiquement nul pour l’EPLE « hébergé » ; il est soit excédentaire, soit déficitaire pour l’EPLE gestionnaire du SRH. Il serait excessif d’affirmer que le fonds de roulement du collège est tronqué : cette règle s’applique pour tous les modes de fonctionnement des cuisines centrales, où c’est logiquement la structure gestionnaire du service qui voit son fonds de roulement affecté par les risques de l’exploitation. Le mode de budgétisation par transfert de charges pas ou peu individualisables est classiquement utilisé dans toutes les cités mixtes et il semble difficile d’y échapper ici. Votre problème réside dans l’absence de lisibilité des répartitions (en termes de viabilisation et d’entretien notamment) par manque d’information globale sur les dépenses de la cité mixte dans son ensemble (sauf envoi « à l’amiable » par mail du budget du lycée par le gestionnaire). La seule réponse à cette préoccupation légitime serait que le Département devienne autorité de contrôle des 2 EPLE de la cité mixte. Voici maintenant nos préconisations pour l’avenir : Modifier (ou compléter) la convention cadre en désignant le Département autorité de contrôle (budget/DBM/compte financier) pour les 2 EPLE de la cité mixte : il conviendrait ensuite de contacter le rectorat pour modification de paramètres sur DEMACT. Cela permettrait logiquement à la collectivité pilote d’avoir la main sur l’examen et le contrôle globale de l’affectation des charges et des produits. Revenir sur la désignation de l’EPLE support budgétaire en préconisant que ce soit le collège (effectifs doubles tant en externat que pour le SRH !) ce qui simplifierait l’élaboration et la lecture des 2 budgets en supprimant les participations entre établissements. On aboutirait alors au schéma suivant : le lycée reçoit de la Région la part « pédago adm » : il la répartit ; le collège reçoit du Département les 2 parts « viab entretien » + sa part « pédago adm » et répartit le tout (plus de reversement au lycée). Pour le SRH, on inverse : c’est logiquement le collège qui devient également gestionnaire. Bien noter qu’il ne peut s’agir là que d’une préconisation et que la décision ne peut être prise que par l’accord des conseils d’administration des deux EPLE composant la cité mixte (plus facile si un seul chef d’établissement).

Trop perçu sur subvention spécifique

Une dotation spécifique a été attribuée à un collège pour couvrir un surcoût en SRH. En effet, pendant plusieurs mois l’établissement a dû faire appel à un prestataire extérieur car des travaux étaient réalisés en demi-pension.Pour éviter à l’établissement de se trouver dans une situation financière délicate, cette dotation a été décidée par avance donc intitulée « avance pour surcoût en restauration » et donc versée par avance. Lors de la notification, il a été indiqué que pour celle-ci, le collège devait produire les factures justifiant les dépenses réelles. Maintenant, les travaux sont terminés et le collège a retrouvé des conditions de production normale.Un point final a été réalisé et il s’avère qu’il y a un trop perçu. Pour ce reliquat, il est envisagé de proposer au conseil général une respécialisation. C’est à ce niveau que la question se pose : cet établissement a un fond de roulement mobilisable faible, est-il possible de proposer une respécialisation « fonds de trésorerie au SRH » pour permettre au collège de conserver ces moyens sans pouvoir les prélever ?

En tout état de cause, et dans la mesure où l’objet de la subvention était parfaitement défini d’une part, et que la computation des factures résultant du surcoût occasionné par le recours à un prestataire a été rigoureusement effectuée d’autre part, le trop perçu devrait vous être reversé sur la base d’un titre de recette émis par le comptable public de la collectivité. C’est la procédure de droit commun pour toute subvention spécifique. Par ailleurs, le fonds de roulement d’un EPLE est global à tout l’établissement (excédents résultant des services généraux et des services spéciaux confondus), quand bien même les excédents de gestion du SRH figureraient dans un compte de réserves particulier. Rappelons à ce sujet, que c’est le seul conseil d’administration de l’EPLE qui décide de l’affectation des excédents de gestion d’un exercice, qu’il s’agisse des services généraux ou bien des services spéciaux. C’est aussi le conseil d’administration qui décide de la création d’un compte de réserves pour le SRH. Ces prérogatives du conseil d’administration relève de l’autonomie administrative et financière de tout établissement public (pas seulement des EPLE). Dans ces domaines, la collectivité ne peut que « préconiser ».En outre, le conseil d’administration est souverain pour l’utilisation du fonds de roulement. Son utilisation relève, là encore, de son autonomie administrative et financière. Vous ne pouvez donc pas décider d’une utilisation future (neutralisation partielle dans un but précis) du fonds de roulement en lieu et place du conseil d’administration alors même qu’un excédent de gestion venant grossir ce fonds proviendrait d’une subvention spécifique budgétisée avec votre accord.

Comptes financiers

Dépenses d’énergie et de fluides pour le SRH

Jusqu’alors nous avions toujours précisé que le Département souhaitait que les dépenses d’énergie et de fluides prévues au SRH soient individualisées dans tous les cas de figure (compteurs ou non). Or un nouvel agent comptable nommé dans le Département s’oppose à cela en s’appuyant sur la circulaire comptable. L’article 1225 dit que les dépenses sont individualisées aux comptes par nature ou, à défaut, par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement. Cette phrase me paraissant à double sens, pouvez-vous nous confirmer qu’on peut demander dans tous les cas l’individualisation (individualisation qui se fait depuis longtemps et qui a été acceptée par la DASEN et le rectorat lors de la mise en place de la RCBC) et que le « à défaut », ne devient pas une obligation quand les charges communes font l’objet d’une évaluation forfaitaire ?

Extrait du paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « L’ensemble des dépenses (achats de denrées, dépenses d’énergie et fluides, contrats d’entretien, etc.) est individualisé aux comptes par nature correspondant ou à̀ défaut par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement ». La lecture de cet article par l’agent comptable est une lecture littérale et on pourrait effectivement en rester là : l’EPLE dans le cadre de son autonomie de gestion peut effectivement organiser sa comptabilité comme il l’entend, dans le respect, toutefois, des règlements en vigueur qui s’appliquent, dont l’instruction comptable M9.6. La rédaction de cet article a pour but (comme d’autres articles de l’instruction comptable M9.6) de faciliter la tâche des gestionnaires et des comptables lorsque les coûts de viabilisation demeurent trop difficiles à évaluer. Dans ce cas, le gestionnaire opère un transfert du service spécial SRH aux services généraux concernés, à due concurrence du pourcentage de charges communes fixé par la collectivité de rattachement. Sans pour autant que des compteurs divisionnaires des fluides soient installés dans tout l’établissement, il est possible aujourd’hui à partir d’EPLE témoins, ou bien à partir de recoupement des consommations (faisant notamment intervenir, pour le chauffage, le coût au m2 chauffé pondéré par le temps de chauffage selon le lieu), de connaître avec une certaine précision le coût moyen des fluides pour les activités « restauration » et « internat ».
C’est en retenant précisément un coût moyen de ces fluides rapporté aux espaces concernés que certaines collectivités ont déterminé un pourcentage de charges communes et en conséquence ont préconisé aux EPLE d’imputer directement ces charges sur le service spécial SRH, facilitant ainsi la lecture des comptes financiers. De surcroît, cela est de nature à favoriser le principe d’origine règlementaire applicable au SRH qui termine le paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « Il [ce service spécial] doit couvrir par ses ressources la totalité́ des charges qu’implique son fonctionnement ».

Logements de fonction

Fonctions et emplois donnant droit à loger

Suite à la formation, nous avons demandé l’accord de dérogation à une gestionnaire sous contrat qui ne loge pas.
En réponse, la Principale nous demande le texte juridique qui confirme que l’attribution d’un logement ne relève pas du statut mais de la fonction car pour elle, seuls les fonctionnaires doivent loger. Pourriez-vous m’adresser le texte opposable ?

La réponse figure dans le code de l’éducation, dans différents articles qui visent les « fonctions » ou « emplois » qui peuvent donner droit à un logement : la collectivité « attribue les concessions de logement aux personnels de l’Etat exerçant certaines fonctions […] » (art. R.216-4), le CA de l’EPLE propose « les emplois » dont les titulaires bénéficient d’une concession de logement (art. R.216-16). Quant à la collectivité, elle va prendre une délibération énumérant dans chaque établissement la liste des « emplois » qui pourront disposer d’un logement (art. 21 de la loi du 28 novembre 1990) et elle dispose à cette occasion d’un droit de regard pour vérifier que les « fonctions » proposées correspondent bien à la définition de la NAS (Conseil d’Etat, 12 décembre 2014, Département du Val-de-Marne). Par conséquent, dans le cas présent, le logement est affecté à la « fonction » de gestionnaire, quel que soit le statut de la personne occupant cette fonction dès lors qu’elle est désignée pour la remplir.

Logements de fonction

COP-A et déclaration des avantages en nature

J’ai eu la DDFIP au téléphone concernant les conventions par COP-A. On m’interrogeait sur la notion d’avantages en nature liés à la COP-A qui sont non déclarés aux impôts. Je leur ai expliqué que cet avantage était en contrepartie d’heures de gardiennage demandées par le Principal et validées par notre service. On me répond que les NAS déclarent un avantage en nature et que cela devrait être le cas pour les COP-A. Qu’en pensez-vous ?

Effectivement, dès lors que la concession comporte la gratuité du logement nu et des prestations accessoires (chauffage, électricité, eau et gaz), il y a lieu de calculer l’avantage en nature que cela représente. L’employeur doit non seulement le déclarer aux services fiscaux comme s’ajoutant aux revenus perçus, mais également appliquer les prélèvements obligatoires.

Contrôle des budgets

Répartition de la DGF entre ALO et AP

Le Département donne une dotation de fonctionnement en préconisant un taux moyen à l’élève pour le service AP de l’ordre de 45 € et une sincérité dans les inscriptions budgétaires pour le service ALO.

Les collèges répartissent la dotation de fonctionnement en affectant un montant à l’AP (certains mettent rigoureusement 45 € par élève, d’autres moins) sans remarque de notre part (autonomie de l’EPLE). Par contre, et pour la première fois, un collège a mis l’intégralité de la dotation 2018 sur le service ALO (et donc rien sur le service AP), en arguant que la dotation est en baisse et qu’en étant sincère, la dotation couvre juste le service ALO. De plus, le collège effectue un prélèvement de 45 000 € sur le service AP. Questions : un collège peut-il répartir ainsi la dotation versée par le Département, sachant que nous préconisons (donc n’imposons pas) une répartition entre les services AP et ALO ;
quelle réponse peut-on lui apporter, sachant que nous avons tenu compte de son fonds de roulement ?

Concernant la notification de la DGF : vous êtes légitimes à calculer la DGF en distinguant les dépenses de nature pédagogiques et les dépenses de nature patrimoniales mais vous ne pouvez en aucun cas en faire une règle ni même une recommandation pour la répartition budgétaire qui demeure une prérogative du CA. C’est le fondement même de l’autonomie de l’EPLE. De ce point de vue, les mentions de AP et ALO dans la notification de la DGF devraient être proscrites. Concernant le contrôle du budget, il vous appartient, conjointement avec l’autorité académique, de vérifier la sincérité du budget. Elle s’entend à 2 niveaux : juste estimation des ressources et donc, éventuellement, possibilité de prélèvement sur fonds de roulement ; juste estimation des dépenses (dans le cas présent, juger que la prévision des charges d’ALO est, ou n’est pas, indiscutablement surestimée par le collège).Dans la mesure où vous dites tenir compte, entre autres critères, du montant des fonds de roulement dans le calcul de la DGF, il serait normal qu’un collège doté d’un fonds de roulement « confortable » puisse se retrouver attributaire d’une DGF à tel point minorée qu’elle ne pourrait financer que la part ALO et, par conséquent, le contraindre à autofinancer intégralement AP. Cette situation ne serait dans ce cas de figure ni illégale, ni illogique, ni critiquable en soi. En résumé, 2 voies possibles : Si votre analyse d’ALO montre une surestimation évidente, vous pouvez procéder à un règlement conjoint ; Si votre analyse ne montre pas de surestimation significative d’ALO et si les fonds de roulement sont « suffisants » (selon vos critères) rien ne justifie des remarques à l’égard de l’EPLE et, a fortiori, un règlement conjoint. Il va de soi que l’EPLE joue certainement sur l’effet d’affichage de cette présentation de budget. Elle pourrait se révéler gênante pour le Département. C’est un des effets négatifs (et il y en a d’autres) du choix de « critériser » les fonds de roulement dans le calcul des dotations de fonctionnement. Nous le déconseillons lors de nos formations sur la DGF.