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Questions réponses

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Création d’un EPLE, restauration et DGF

Un nouveau collège va ouvrir ses portes à la rentrée 2023.La première année, seules les classes de 6e seront intégrées et des repas seront fournis aux écoles élémentaires de proximité. Le nombre de repas des extérieurs sera donc supérieur au nombre de collégiens. Y a-t-il une procédure spécifique, un agrément à obtenir ? De plus, comment fixer le montant de ma DGF pour cette première année ?

L’hébergement d’élèves d’écoles primaires par le service de restauration d’un collège est un mode de fonctionnement relativement courant, n’incluant pas de normes quantitatives particulières : ainsi le nombre des écoliers demi -pensionnaires peut être supérieur à celui des collégiens. Il conviendra évidemment d’obtenir l’agrément des services vétérinaires selon le mode de fourniture des repas (déplacement des élèves ou des plats, liaison chaude ou froide, etc). Dans tous les cas de figure, une convention tripartite sera nécessaire entre le Département, la ou les communes ou autres Collectivités, et l’EPLE fixant l’organisation matérielle et financière du service de fourniture des repas par le collège aux écoles.Pour ce qui concerne la première DGF, la démarche sera obligatoirement empirique et approximative, même en vous appuyant sur les critères utilisés pour le calcul des DGF des autres collèges. Cela nécessitera en outre la participation de vos services techniques concernant les caractéristiques particulières du nouvel établissement (type de construction du bâtiment par exemple). Il vous restera la possibilité de rééquilibrer le fonctionnement par DBM en cours d’exercice. Il conviendra dans tous les cas de prévoir une avance de trésorerie suffisante pour que le collège puisse démarrer sa gestion en toute quiétude, tant au plan de l’enseignement et du fonctionnement général que de la restauration (constitution de stocks indispensable), quitte à ce que ce financement initial génère un excédent qui constituera un premier fonds de roulement bien utile pour la suite.

Logements de fonction

Utilisation partielle du logement de fonction

Un principal adjoint fait référence à l’existence d’une procédure ou d’un dispositif permettant de réduire les avantages en nature et la taxe d’habitation considérant son statut de personne « isolée » occupant un logement trop grand. Il s’agirait de déclarer une utilisation partielle du logement compte tenu du fait qu’il s’y trouve seul. Pour ma part, je pense que l’on ne peut pas faire exception à ce qui a été décidé par la collectivité.

Tout logement de fonction est attribué non à la personne mais à la fonction. La valeur des prestations accessoires a été fixée en tenant compte non de la surface des logements mais de la fonction des personnels logés. A noter que la déclaration des avantages en nature a un caractère forfaitaire tenant compte de l’indice de rémunération et non de la surface et relève de la compétence de l’employeur.

Contrôle des budgets

Contrôle du budget et inscriptions budgétaires du SRH

Je reviens vers vous suite au contrôle du budget d’un collège pour lequel le total crédit nourriture et hors crédit nourriture est inférieur au total du SRH. Je n’avais jusqu’ici jamais rencontré ce cas de figure et j’aimerais donc connaître votre avis. Par ailleurs, comment convient-il de formuler mon constat dans DémAct ?

Dans le cas soumis, il existe une discordance entre la pièce B4.1 et la pièce B4.1.1. Concrètement, lors de l’élaboration du budget, le gestionnaire commence par le calcul détaillé du SRH, module de GFC pour la préparation budgétaire dans lequel il indique toutes les constantes (nombre de repas élèves, commensaux, tarifs…) que vous retrouvez dans la pièce B4.1.1. Ce calcul détaillé du SRH propose de générer automatiquement les écritures dans le budget général, pièce B.4.1 (SRH). Toutefois, il reste techniquement possible d’ajouter des inscriptions budgétaires dans le SRH, dans la limite du respect de l’équilibre du SRH en recettes et en dépenses. Un écart s’avère donc possible entre les inscriptions des pièces B4.1 et B4.1.1 mais il est sans incidence sur le SRH. Il vous faut donc simplement : Souligner cette discordance entre le SRH et le CDSRH, pièces B4.1 et B4.1.1 ; Demander à l’établissement à quoi correspond cette prévision de recettes ; Indiquer que cette prévision de recettes aurait dû être saisie dans le CDSRH, pièce B4.1.1.

Forfait d’externat

Année de référence pour le calcul du forfait d’externat

Il ne me semble pas que la dotation complémentaire liée au forfait d’externat part Matériel soit à calculer en année N-2. Pouvez-vous m’éclairer ?

En effet, vous êtes libre de calculer comme vous le souhaitez dès lors que vous pouvez justifier que votre procédure répond de façon satisfaisante à vos obligations. Le calcul sur la base des dépenses de l’année N-2 vient du fait que le calcul du forfait à verser en 2023 par exemple est effectué en 2022 et que les seules dépenses connues pour les collèges publics à cette date sont celles de 2021 (2023-2). Mais si vous avez une autre façon de faire, et que vous êtes en mesure de la justifier, il n’y a pas de problème.

Logements de fonction

Refus de réattribution d’un logement de fonction

Un agent technique référent en matière de bâtiment occupe un logement de fonction depuis plusieurs années. Le Principal lui a demandé d’évacuer les lieux fin juin 2022 pour attribuer le logement à l’agent technique référent pour la restauration et l’acte définitif a été transmis fin août 2022 à la collectivité. En raison de travaux en cours, la collectivité tient à maintenir l’agent « Référent bâtiment » sur place. Pour notifier son refus à l’établissement, la collectivité doit-elle recourir à une délibération de l’assemblée départementale ou un courrier suffirait ?

Le conseil d’administration du collège a proposé d’attribuer le logement de fonction affecté au « référent bâtiment » au « référent restauration ». Le conseil départemental n’est pas lié par cette proposition et peut très bien considérer qu’en période de travaux, la présence du premier est nécessaire. Dans ce cas, dans la mesure où la situation reste inchangée, une délibération serait superflue et un courrier s’avère suffisant.

Compte financier rejeté et calcul de la DGF

Je commence l’instruction des comptes financier des collèges avec comme objectif le calcul de la dotation de fonctionnement à venir. Je rencontre une difficulté que ni la DSDEN, ni nos services du contrôle ne connaissent : le compte financier d’un collège a été refusé par le conseil d’administration . Quelle procédure puis-je appliquer pour le calcul de la dotation de fonctionnement sachant que le compte financier est rejeté ? Existe-t-il une réglementation ? Faudra-t-il se référer aux chiffres du compte financier précédent ?

Avant le 30 avril de l’année qui suit la clôture de l’exercice auquel le compte financier se rapporte, le conseil d’administration « adopte avec ou sans réserves » le compte financier. Ces réserves (nommées observations dans la M.9.6) doivent être étayées et écrites. La conséquence est la suivante : le résultat de l’exercice est porté sur un compte d’attente (C/11) et aucun prélèvement sur le fonds de roulement ne peut être effectué. Concernant le calcul de la DGF, aucune procédure n’est prévue. Les modalités de calcul sont laissées à la libre appréciation de la collectivité. Dans le cas présent, il est donc important d’analyser la nature des réserves émises, de savoir si elles portent sur la régularité des opérations du comptable ou des choix de l’ordonnateur, etc. Si les réserves exprimées par le CA ne concernent pas directement les données utilisées par la collectivité pour calculer la DGF, ces dernières peuvent être prises en compte. Dans le cas contraire, il appartient à la collectivité de décider à la fois si elle renonce à utiliser ces données et s’il lui paraît opportun de prendre en compte les données des exercices précédents.

Comptes financiers

Admission en non valeur

Les admissions en non valeur me posent un problème : la plupart des établissements les inscrivent logiquement en dépenses uniquement et opèrent donc un prélèvement sur fonds de roulement.
Mais si un EPLE inscrit ses admissions en non valeur dans le domaine OP-SPE, faut-il également considérer qu’il s’agit d’un prélèvement sur fond de roulement ou de provisions pour créances douteuses (toujours au SRH) ?Quoi qu’il en soit, les prélèvements sur fonds de roulement, quelle que soit leur nature ou leur objet, ne doivent-ils pas faire obligatoirement l’objet d’une DBM pour vote ?

Une admission en non valeur décidée par le conseil d’administration d’un EPLE ne peut être confondue avec une opération de dotation aux provisions (Code domaine OP-SPE). Une dotation aux provisions relève d’une prévision de dépenses résultant d’une obligation probable ou certaine pour l’EPLE, mais non encore avérée. L’admission en non valeur, de créances sur les familles par exemple, est une dépense avérée, autorisée par le conseil d’administration de l’EPLE, et équivaut à un prélèvement sur fonds de roulement (délibération du conseil d’administration). Bien évidemment, un prélèvement sur fonds de roulement nécessité par une admission en non valeur a pu être précédé par la constitution d’une provision pour risques et charge en relation avec les créances réputées douteuses, toujours décidée par le conseil d’administration de l’EPLE). L’apurement de ces créances par la procédure d’admission en non valeur devra donner lieu en tout état de cause à une opération de reprise sur provisions.

Autre

Dénomination d’un gymnase

Un collège souhaite attribuer le nom d’un professeur d’EPS, récemment décédé, à son gymnase. L’avis du conseil d’administration est-il suffisant ?

L’article L421-24 du code de l’éducation précise que la dénomination d’un EPLE, ou son changement, est de la compétence de la collectivité de rattachement après avoir recueilli l’avis du maire de la commune d’implantation de l’établissement et du conseil d’administration de l’EPLE. La collectivité n’est pas liée par l’avis donné.

Logements de fonction

Loger un jeune adulte suivi par le service social de la collectivité

Le service social du Département cherche un logement pour un jeune adulte qui entre dans la vie active et il nous sollicite pour un studio non occupé dans un des collèges. Une telle opération est-elle possible ? Le cas échéant, à quelles conditions ? Une désaffectation est-elle nécessaire ?

Le logement situé dans un collège fait en principe partie du domaine public. Il ne peut être attribué que dans les conditions prévues par le code de l’éducation. La désaffectation qui impose un décision du préfet, représentant de l’État, serait une procédure disproportionnée. Si les besoins en logement pour nécessité absolue de service ou pour utilité de service ont été remplis, il est possible, à la demande du collège, d’en attribuer un par convention d’occupation précaire. Mais la collectivité de rattachement ne peut l’accorder à des personnes qu’ «en raison de leurs fonctions » qu’il s’agisse des personnels de l’État comme il est écrit à l’article R.216-15 du code de l’éducation ou à des personnels de la collectivité, par application du principe de parité. La logique du service public, différente de celle du propriétaire, impose qu’il y ait un lien (par exemple, l’appartenance à la communauté éducative, ce qui offre quand même un large choix) entre l’occupant et le service public de l’éducation.

Détermination des motifs de remise d’ordre

Les familles remettent souvent en cause le règlement de restauration sur les cas de remises d’ordre sur les forfaits de restauration. Le Département a compétence sur le service de restauration des collèges et en rédige et fait voter son règlement. A-t-il la possibilité juridiquement de déléguer la détermination des motifs de remises d’ordre aux collèges ?

Il appartient à la collectivité de garantir une égalité de traitement des usagers du SRH et confier la détermination des motifs de remises d’ordre aux collèges serait contraire à ce principe fondamental. En effet, l’art.82 de la loi 2004-809 du 13 août 2004 a transféré à la collectivité la compétence en matière de restauration et d’hébergement. En conséquence, il appartient à la collectivité de fixer les tarifs, les contributions, les modalités de fonctionnement du SRH des EPLE, même si elle confie la gestion courante aux EPLE. Pour ce faire, la collectivité définit un règlement ou une convention-cadre du SRH de ses collèges qui fixe notamment, les critères d’attribution des remises d’ordre (accordées de plein droit ou sous conditions), les motifs et les modalités d’application. Le règlement intérieur de l’établissement, voté par le CA, doit reprendre strictement les termes votés par votre assemblée délibérante.

Logements de fonction

Transformer un logement de fonction en espace de travail

Un chef d’établissement nous sollicite car ses enseignants souhaitent disposer d’espaces de travail pour corriger les copies, préparer les cours et travailler en équipe, compte tenu de l’évolution de leurs missions. Pour ce faire, il souhaiterait qu’un logement vacant, antérieurement occupé par l’infirmière, soit utilisé en bureaux avec quelques aménagements (câblages informatiques et rafraîchissement en peinture). L’EPLE dispose actuellement de 2 logements vacants. En revanche, je ne connais pas encore la nature de leur affectation (NAS ou COP). Pourriez-vous m’indiquer votre point de vue juridique sur une telle demande ?

Si la collectivité propriétaire et l’établissement sont d’accord pour transformer un logement de fonction en espace de travail pour les professeurs, l’opération est possible si le nombre de logements de fonction prévus pour nécessité absolue de service (selon le mode de calcul indiqué par le Code de l’éducation, art.R.216-6) n’est pas remis en cause. En cas contraire, l’autorité académique a la possibilité de donner son accord à une diminution du nombre des logements de fonction attribués par nécessité absolue de service (R.216-19).

Contrôle des budgets

Etat des emplois annexé au budget

Une gestionnaire demande si l’état des emplois annexé au budget 2022 doit comprendre les agents volants rattachés à son établissement. Pourriez-vous m’indiquer ce qu’il en est ?

L’état des emplois, qui fait certes partie intégrante des pièces budgétaires, n’y figure cependant qu’à titre parfaitement anecdotique. Il est à considérer comme un indicateur général permettant une comparaison entre les collèges. En ce qui concerne les agents « volants », la décision de les comptabiliser ou non, ne peut appartenir qu’à la collectivité puisqu’il s’agit de son personnel. Celle-ci peut appliquer des ratios proportionnels au temps que ces agents ont passé dans le collège sur l’année. Par exemple, si un poste de « volant » est pourvu pour 3 mois en supplément de l’effectif normal, la collectif peut appliquer un ratio de 0,3. En revanche, s’il s’agit d’un remplacement pour absence d’un titulaire, il n’y a pas lieu d’appliquer de ratio.