Questions réponses

Questions de nos stagiaires, réponses de nos experts.

Un sujet en particulier ?

Explorer les questions-réponses par thématiques

Comptes financiers

Ecart de charges entre les pièces 3 et 5 du compte financier

De nombreux collèges pratiquent une minoration des charges en pièce 5 par rapport à la pièce 3 en déduisant le montant de l’extourne non utilisée. Pourquoi certains collèges le font et d’autres non ? Cette pratique est parfois utilisée également sur les recettes ou uniquement sur ALO, pourquoi ?

Les pièces 3 et 5 sont générées automatiquement par GFC et les adjoints gestionnaires n’ont pas la possibilité de les modifier.L’écart s’explique par les écritures d’extourne non réalisé durant l’exercice et un reliquat d’extourne qui demeurerait (facture jamais arrivée par exemple).

Comptes financiers

Quand un EPLE héberge tous les internes et demi-pensionnaires d’un autre EPLE

Un bâtiment vient d’être construit sur un terrain appartenant à un lycée que nous nommerons X. Ce bâtiment accueillera : pour la partie restauration scolaire, les lycéens du lycée X et les lycéens d’un autre lycée que l’on appellera Y,et pour la partie hébergement, les lycéens uniquement du lycée Y. Le lycée Y facturera aux familles la restauration scolaire ainsi que l’internat. Tout ceci sera soumis au FARPI comme d’habitude à mon avis. Comme le lycée Y n’aura plus ni de restauration scolaire, ni d’internat, qu’en est-il du FARPI ?

Le fait qu’un lycée X héberge dans ses locaux tous les élèves internes et demi-pensionnaires d’un lycée Y ne dispense pas ce dernier de l’obligation de budgétiser un service spécial SRH (Instruction M96 RCBC 1.2.1.3.1). Ce SRH inscrira en recettes obligatoirement les produits scolaires sur les familles et éventuellement les recettes sur commensaux (celles-ci pouvant aussi être directement comptabilisées sur l’EPLE X). Ce SRH (du lycée Y donc) fera apparaitre en charges les habituels prélèvements fixés par la collectivité (ex-FARPI, FCSH) ainsi que le reversement global au lycée X qui inclura le crédit nourriture et les frais de fonctionnement du service.
Contrairement à son ancienne définition, la participation de l’EPLE à la masse salariale des ATTEE n’est plus liée à une activité spécifique des personnels aux services de restauration et d’hébergement.

Prise en compte de la viabilisation et des contrats du SRH dans le calcul de la DGF

Vous nous avez indiqué qu’il était possible de prendre en compte dans le calcul de la DGF l’ensemble de la viabilisation et de contrats de l’EPLE (donc SRH compris). Jusqu’à présent nous déduisons la part SRH financée par les recettes SRH. Afin d’étudier l’impact d’une « récupération » sur le SRH dans le cadre du calcul de la DGF sur les établissements ayant un FDR important, nous souhaitions faire une simulation en comptant la viabilisation et les contrats dans leur ensemble (pour que les EPLE n’aient pas l’impression de subir une double peine : non prise en compte viabilisation et contrats SRH dans le calcul de la dotation + récupération sur recettes SRH).A cet égard, nous nous posons la question suivante : comment les EPLE feront-ils pour inscrire une dépense de viabilisation SRH sur leur budget alors qu’ils ne peuvent y inscrire de recette DGF (sur le SRH), même si nous englobons la viab SRH dans notre calcul DGF ?

Il y a en effet une ambiguité dans la façon de présenter les choses, il convient donc de clarifier. Dans un premier temps, on prend en considération l’ensemble des charges de viabilisation et contrats de la totalité de l’EPLE, SRH et logements de fonction compris. On le fait car pour le SRH et pour la viabilisation, nous n’avons pas les moyens techniques de les distinguer.Dans un deuxième temps, on observe qu’une partie des charges de viabilisation et de contrats peuvent être couvertes par la DGF, selon le niveau des tarifs. Il s’agit de ce qu’il reste de la recette une fois que l’on a retiré le prix des denrées et des reversements éventuels (ex-FARPI et FCSH). Pour éviter que ce montant soir financé deux fois (une fois par la DGF et une autre fois par les recettes du SRH), on procède à un abattement de ce même montant. Pour cela, on raisonne par repas. Rien n’empêche par ailleurs l’EPLE d’inscrire la charge imputable au SRH dans le compte SRH comme le recommande Op@le.

Logements de fonction

Un logement en COP à la nuitée pour plusieurs professeurs

Un collège dispose d’un logement de fonction bénéficiant d’une NAS Etat avec dérogation.
La gestionnaire m’interroge sur la possibilité de faire plusieurs COP à la nuitée (3 maximum car il y a 3 chambres) à plusieurs professeurs sur ce logement. Il s’agit d’un collège en zone rurale, avec de nombreux enseignants proches de la retraite, et des remplacements compliqués à obtenir du fait de l’absence de logements sur le collège. Est-il possible de faire plusieurs COP sur le même logement ?

La convention d’occupation précaire (COP) proposée par le conseil d’administration du collège et attribuée par le conseil départemental est une décision individuelle (1 logement – 1 COP). La possibilité de loger trois enseignants du collège ne pourrait être envisagée que dans le cadre de nuitées facturées à chacun d’entre eux. Ce mode d’hébergement induit la mise à disposition d’espaces de vie meublés or la nature des concessions de logement (NAS ou COP) implique expressément la fourniture d’un logement nu. Par ailleurs, rappelons que la NAS peut être réattribuée à chaque nouvelle rentrée scolaire (mutation ou fin de dérogation).

Création d’un EPLE, restauration et DGF

Un nouveau collège va ouvrir ses portes à la rentrée 2023.La première année, seules les classes de 6e seront intégrées et des repas seront fournis aux écoles élémentaires de proximité. Le nombre de repas des extérieurs sera donc supérieur au nombre de collégiens. Y a-t-il une procédure spécifique, un agrément à obtenir ? De plus, comment fixer le montant de ma DGF pour cette première année ?

L’hébergement d’élèves d’écoles primaires par le service de restauration d’un collège est un mode de fonctionnement relativement courant, n’incluant pas de normes quantitatives particulières : ainsi le nombre des écoliers demi -pensionnaires peut être supérieur à celui des collégiens. Il conviendra évidemment d’obtenir l’agrément des services vétérinaires selon le mode de fourniture des repas (déplacement des élèves ou des plats, liaison chaude ou froide, etc). Dans tous les cas de figure, une convention tripartite sera nécessaire entre le Département, la ou les communes ou autres Collectivités, et l’EPLE fixant l’organisation matérielle et financière du service de fourniture des repas par le collège aux écoles.Pour ce qui concerne la première DGF, la démarche sera obligatoirement empirique et approximative, même en vous appuyant sur les critères utilisés pour le calcul des DGF des autres collèges. Cela nécessitera en outre la participation de vos services techniques concernant les caractéristiques particulières du nouvel établissement (type de construction du bâtiment par exemple). Il vous restera la possibilité de rééquilibrer le fonctionnement par DBM en cours d’exercice. Il conviendra dans tous les cas de prévoir une avance de trésorerie suffisante pour que le collège puisse démarrer sa gestion en toute quiétude, tant au plan de l’enseignement et du fonctionnement général que de la restauration (constitution de stocks indispensable), quitte à ce que ce financement initial génère un excédent qui constituera un premier fonds de roulement bien utile pour la suite.

Logements de fonction

Utilisation partielle du logement de fonction

Un principal adjoint fait référence à l’existence d’une procédure ou d’un dispositif permettant de réduire les avantages en nature et la taxe d’habitation considérant son statut de personne « isolée » occupant un logement trop grand. Il s’agirait de déclarer une utilisation partielle du logement compte tenu du fait qu’il s’y trouve seul. Pour ma part, je pense que l’on ne peut pas faire exception à ce qui a été décidé par la collectivité.

Tout logement de fonction est attribué non à la personne mais à la fonction. La valeur des prestations accessoires a été fixée en tenant compte non de la surface des logements mais de la fonction des personnels logés. A noter que la déclaration des avantages en nature a un caractère forfaitaire tenant compte de l’indice de rémunération et non de la surface et relève de la compétence de l’employeur.

Contrôle des budgets

Contrôle du budget et inscriptions budgétaires du SRH

Je reviens vers vous suite au contrôle du budget d’un collège pour lequel le total crédit nourriture et hors crédit nourriture est inférieur au total du SRH. Je n’avais jusqu’ici jamais rencontré ce cas de figure et j’aimerais donc connaître votre avis. Par ailleurs, comment convient-il de formuler mon constat dans DémAct ?

Dans le cas soumis, il existe une discordance entre la pièce B4.1 et la pièce B4.1.1. Concrètement, lors de l’élaboration du budget, le gestionnaire commence par le calcul détaillé du SRH, module de GFC pour la préparation budgétaire dans lequel il indique toutes les constantes (nombre de repas élèves, commensaux, tarifs…) que vous retrouvez dans la pièce B4.1.1. Ce calcul détaillé du SRH propose de générer automatiquement les écritures dans le budget général, pièce B.4.1 (SRH). Toutefois, il reste techniquement possible d’ajouter des inscriptions budgétaires dans le SRH, dans la limite du respect de l’équilibre du SRH en recettes et en dépenses. Un écart s’avère donc possible entre les inscriptions des pièces B4.1 et B4.1.1 mais il est sans incidence sur le SRH. Il vous faut donc simplement : Souligner cette discordance entre le SRH et le CDSRH, pièces B4.1 et B4.1.1 ; Demander à l’établissement à quoi correspond cette prévision de recettes ; Indiquer que cette prévision de recettes aurait dû être saisie dans le CDSRH, pièce B4.1.1.

Forfait d’externat

Année de référence pour le calcul du forfait d’externat

Il ne me semble pas que la dotation complémentaire liée au forfait d’externat part Matériel soit à calculer en année N-2. Pouvez-vous m’éclairer ?

En effet, vous êtes libre de calculer comme vous le souhaitez dès lors que vous pouvez justifier que votre procédure répond de façon satisfaisante à vos obligations. Le calcul sur la base des dépenses de l’année N-2 vient du fait que le calcul du forfait à verser en 2023 par exemple est effectué en 2022 et que les seules dépenses connues pour les collèges publics à cette date sont celles de 2021 (2023-2). Mais si vous avez une autre façon de faire, et que vous êtes en mesure de la justifier, il n’y a pas de problème.

Logements de fonction

Refus de réattribution d’un logement de fonction

Un agent technique référent en matière de bâtiment occupe un logement de fonction depuis plusieurs années. Le Principal lui a demandé d’évacuer les lieux fin juin 2022 pour attribuer le logement à l’agent technique référent pour la restauration et l’acte définitif a été transmis fin août 2022 à la collectivité. En raison de travaux en cours, la collectivité tient à maintenir l’agent « Référent bâtiment » sur place. Pour notifier son refus à l’établissement, la collectivité doit-elle recourir à une délibération de l’assemblée départementale ou un courrier suffirait ?

Le conseil d’administration du collège a proposé d’attribuer le logement de fonction affecté au « référent bâtiment » au « référent restauration ». Le conseil départemental n’est pas lié par cette proposition et peut très bien considérer qu’en période de travaux, la présence du premier est nécessaire. Dans ce cas, dans la mesure où la situation reste inchangée, une délibération serait superflue et un courrier s’avère suffisant.

Compte financier rejeté et calcul de la DGF

Je commence l’instruction des comptes financier des collèges avec comme objectif le calcul de la dotation de fonctionnement à venir. Je rencontre une difficulté que ni la DSDEN, ni nos services du contrôle ne connaissent : le compte financier d’un collège a été refusé par le conseil d’administration . Quelle procédure puis-je appliquer pour le calcul de la dotation de fonctionnement sachant que le compte financier est rejeté ? Existe-t-il une réglementation ? Faudra-t-il se référer aux chiffres du compte financier précédent ?

Avant le 30 avril de l’année qui suit la clôture de l’exercice auquel le compte financier se rapporte, le conseil d’administration « adopte avec ou sans réserves » le compte financier. Ces réserves (nommées observations dans la M.9.6) doivent être étayées et écrites. La conséquence est la suivante : le résultat de l’exercice est porté sur un compte d’attente (C/11) et aucun prélèvement sur le fonds de roulement ne peut être effectué. Concernant le calcul de la DGF, aucune procédure n’est prévue. Les modalités de calcul sont laissées à la libre appréciation de la collectivité. Dans le cas présent, il est donc important d’analyser la nature des réserves émises, de savoir si elles portent sur la régularité des opérations du comptable ou des choix de l’ordonnateur, etc. Si les réserves exprimées par le CA ne concernent pas directement les données utilisées par la collectivité pour calculer la DGF, ces dernières peuvent être prises en compte. Dans le cas contraire, il appartient à la collectivité de décider à la fois si elle renonce à utiliser ces données et s’il lui paraît opportun de prendre en compte les données des exercices précédents.

Comptes financiers

Admission en non valeur

Les admissions en non valeur me posent un problème : la plupart des établissements les inscrivent logiquement en dépenses uniquement et opèrent donc un prélèvement sur fonds de roulement.
Mais si un EPLE inscrit ses admissions en non valeur dans le domaine OP-SPE, faut-il également considérer qu’il s’agit d’un prélèvement sur fond de roulement ou de provisions pour créances douteuses (toujours au SRH) ?Quoi qu’il en soit, les prélèvements sur fonds de roulement, quelle que soit leur nature ou leur objet, ne doivent-ils pas faire obligatoirement l’objet d’une DBM pour vote ?

Une admission en non valeur décidée par le conseil d’administration d’un EPLE ne peut être confondue avec une opération de dotation aux provisions (Code domaine OP-SPE). Une dotation aux provisions relève d’une prévision de dépenses résultant d’une obligation probable ou certaine pour l’EPLE, mais non encore avérée. L’admission en non valeur, de créances sur les familles par exemple, est une dépense avérée, autorisée par le conseil d’administration de l’EPLE, et équivaut à un prélèvement sur fonds de roulement (délibération du conseil d’administration). Bien évidemment, un prélèvement sur fonds de roulement nécessité par une admission en non valeur a pu être précédé par la constitution d’une provision pour risques et charge en relation avec les créances réputées douteuses, toujours décidée par le conseil d’administration de l’EPLE). L’apurement de ces créances par la procédure d’admission en non valeur devra donner lieu en tout état de cause à une opération de reprise sur provisions.

Autre

Dénomination d’un gymnase

Un collège souhaite attribuer le nom d’un professeur d’EPS, récemment décédé, à son gymnase. L’avis du conseil d’administration est-il suffisant ?

L’article L421-24 du code de l’éducation précise que la dénomination d’un EPLE, ou son changement, est de la compétence de la collectivité de rattachement après avoir recueilli l’avis du maire de la commune d’implantation de l’établissement et du conseil d’administration de l’EPLE. La collectivité n’est pas liée par l’avis donné.