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Questions réponses

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SRH et reversement aux charges communes

Nous nous interrogeons actuellement sur l’opportunité de délibérer sur un taux de reversement aux charges communes pour le SRH. Pourriez-vous m’indiquer sur quelles références réglementaires nous pourrions nous appuyer pour engager cette démarche ?

Le niveau de reversement du SRH aux charges communes est généralement calculé comme un pourcentage des recettes du SRH. La collectivité peut demander aux EPLE d’appliquer un taux commun qui lui permettra de tenir compte au mieux des charges du SRH au moment de calculer la DGF. A la condition toutefois que les tarifs aient été harmonisés pour tous les collèges, ce qui constitue un préalable indispensable. La demande de la collectivité pour l’harmonisation du taux de reversement est légitimée par la loi de 2004 qui confie la responsabilité de la gestion du SRH à la collectivité. En cas de refus de l’EPLE, la collectivité est en droit de régler le budget.

Forfait d’externat

Estimation des effectifs pour le calcul du forfait d’externat

Dans le cadre de nos négociations avec l’enseignement privé, le directeur diocésain nous oppose le fait qu’il serait illégal de partir des effectifs de l’année N-1 (effectifs RS2017 pour les forfaits de l’année 2019). Je ne vois pas dans le code de l’éducation de consignes particulières sur cette question alors qu’il me semble que de nombreuses collectivités utilisent cette méthode. Pourriez-vous me donner votre position ?

Il faut rappeler que la DGF de l’année N couvre deux années scolaires : N-1/N et N/N+1. Au moment où la DGF de l’année N est calculée (en septembre de N-1 le plus souvent), la collectivité ne connait qu’une estimation des effectifs de l’année N-1/N et pas du tout ceux de l’année N/N+1. La DGF correspond donc à une dépense prévisionnelle. Le code exige de la collectivité qu’elle détermine le forfait d’externat « selon les mêmes critères » que ceux qu’elle utilise pour les élèves de l’enseignement public. Si la collectivité choisit de calculer la DGF sur la base des effectifs de l’année N-2/N-1, alors, elle est en droit de faire de même pour l’enseignement privé. Ceci étant, la plupart des collectivités se basent sur les effectifs, même provisoires, de l’année N-1/N. Nous vous encourageons à faire de même pour le public et donc pour le privé.

Contrôle des budgets

Budget en déséquilibre et aides envisageables

Je me permets de vous écrire afin de recueillir votre avis sur le budget d’un collège. Le Département a alloué une dotation de fonctionnement de 70 937 € pour l’année 2020. Au vu des charges de l’établissement qui ne semblent pas pouvoir être réduites (contrats obligatoires, fluides) et de la baisse des recettes (exports repas pour les primaires), le collège arrive à un montant de 77 288 € sans aucun projet pédagogique possible.
Compte tenu du nombre de jours de fonds de roulement bas, le SICAC n’autorise pas de DBM supplémentaire. Aussi, j’aimerais savoir dans quelle mesure le Département a obligation d’aider l’établissement ? De la même façon, de quelle manière peut intervenir l’Education nationale dans ce cas ?
Généralement les établissements font un prélèvement au budget pour l’équilibrer. Cet établissement a-t-il d’autre choix que de présenter un budget en déséquilibre ? Vous nous posez 3 questions : Dans quelle mesure le Département a obligation d’aider l’établissement ? lle manière peut intervenir l’Education nationale ? Cet établissement a-t-il d’autre choix que de présenter un budget en déséquilibre ?

Dans quelle mesure le Département a obligation d’aider l’établissement ? Le Département doit assurer l’accueil, la restauration, l‘hébergement ainsi que l’entretien général et technique. Par conséquent, la DGF et les subventions spécifiques doivent permettre à l’EPLE de fonctionner. De quelle manière peut intervenir l’Education nationale ? L’Education nationale n’a pas la même mission que la collectivité. Elle peut aider l’EPLE dans le cadre des BOP 141 et 230 qui concernent des dépenses spécifiques, dans AP et VE, et, au titre de son rôle d’autorité de contrôle, demander le règlement du budget, du fait de l’insuffisance des crédits ouverts en AP.
Cet établissement a-t-il d’autre choix que de présenter un budget en déséquilibre ? Vraisemblablement, l’établissement va présenter un budget dans lequel les dépenses seront supérieures aux recettes. Ainsi, le budget présentera une IAF, qui génère automatiquement un prélèvement sur le fonds de roulement.
Si on part du principe que les charges exprimées dans les tableaux joints sont réelles et incompressibles, un budget présenté en équilibre serait insincère car les dépenses ne correspondraient pas à la réalité. Il amènerait inévitablement l’établissement à vous solliciter pour que vous lui accordiez une dotation complémentaire, apparemment indispensable, d’autant plus que le fonds de roulement est faible.

Logements de fonction

Décharges syndicales et contreparties

Ma hiérarchie me demande sur quelle jurisprudence on peut se fonder pour résorber les problématiques rencontrées au sein des collèges, concernant l’ouverture et la fermeture des portes, lorsque des agents logés en NAS bénéficient de décharges syndicales et n’assurent pas cette contrepartie. Pour mémoire, nous avons abordé rapidement ce point, à savoir qu’il est bien indiqué dans la jurisprudence que les contreparties doivent être effectuées et qu’il y a besoin de délibérer là-dessus, si un problème se présente. Pour davantage de clarté, vous est-il possible d’affiner cette problématique et nous indiquer les références sur lesquelles s’appuyer ?

Les contreparties à l’occupation par NAS d’un logement de fonction ne font pas partie du temps de travail. La jurisprudence abondante pour les services hospitaliers a été reprise pour les EPLE (CE, 30 décembre 2002 SGEN-CFDT n°214518 : « les périodes durant lesquelles un agent est astreint à être présent dans le logement qui lui est attribué dans le cadre d’une concession de logement pour nécessité absolue de services ne font pas partie du temps de travail effectif »). Les contreparties sont exigées quelle que soit la quotité de travail (y compris en cas de décharge syndicale ou de temps partiel de l’agent). Les décharges syndicales sont en effet des réductions du temps de travail et ne peuvent pas influer sur le volume des contreparties liées à l’occupation du logement. Cette question entre dans le cadre de la délibération prise pour évaluer en heures l’amplitude du service d’astreinte. Si, du fait de ses responsabilités syndicales, l’agent ne peut pas être présent au moment de l’ouverture et de la fermeture de l’établissement la qualification en NAS doit alors être remise en question.

Autre

COVID 19 – Réouverture des EPLE et achat de masques

Le gouvernement a prévu à partir du 11 mai un déconfinement progressif s’agissant des écoles, collèges et lycées. En tant que collectivité départementale nous devons anticiper ce retour progressif sur un certain nombre de points (personnels, restauration collective et denrées, équipements : matériels sanitaires et de nettoyage…). Dans ce cadre, et notamment au niveau des matériels sanitaires, nous devons prévoir masques et autres protections pour nos personnels mais doit-on également prévoir des masques pour les collégiens? La responsabilité de la sécurité des biens et des personnes au sein de l’établissement relève du chef d’établissement et cette responsabilité engloberait-elle l’achat de ces matériels sanitaires ?

Si le chef d’établissement est bien responsable de la sécurité dans le collège, il doit assurer celle-ci avec les moyens qui lui ont été accordés. Le département supportant les charges de fonctionnement de l’établissement, les mesures permettant d’assurer le bon fonctionnement du service public, incluant la sécurité des personnes doivent être financées par le budget de l’établissement.
Les produits sanitaires achetés pour l’infirmerie ou le papier hygiénique sont ainsi à la charge de l’établissement même si leur usage est individuel. Il en sera de même pour les masques dont le port pourrait être imposé : l’établissement devra les mettre à la disposition non seulement des personnels territoriaux mais aussi des professeurs et autres personnels d’Etat, et naturellement des élèves. Reste à espérer que l’Etat, la commune – qui a des compétences dans le domaine sanitaire – ou d’autres collectivités mettent des lots de masques à la disposition des collèges ou envisagent une contribution exceptionnelle.

Comptes financiers

Besoin en fonds de roulement positif

J’ai suivi la formation sur l’analyse des comptes financiers il y a quelques mois et j’aurais besoin que l’on me rappelle pourquoi un besoin en FdR positif n’est pas signe de bonne santé budgétaire du collège ? Lorsqu’il y a des valeurs inactives, quelle incidence cela peut avoir sur la santé financière de l’établissement ?

Effectivement, un besoin en fonds de roulement positif est signe de mauvaise santé financière. Rappelons la définition du besoin en fonds de roulement : stocks + créances – dettes. Les stocks sont inclus dans le fonds de roulement pour leur valeur. Les créances sont des sommes à recouvrer, avec toute l’incertitude que cela comporte. Les dettes sont des sommes qui n’appartiennent pas à l’EPLE.
Si la somme des stocks et des créances est supérieure aux dettes, le besoin en fonds de roulement est positif, et l’EPLE a besoin d’un apport au fonds de roulement. Les valeurs inactives n’ont aucune incidence sur le fonds de roulement. Elles font l’objet d’une comptabilisation dans les comptes de la classe 8, afin de retracer les mouvements de ces valeurs.

Logements de fonction

Emission de titres pour des logements en COP

On me demande si le Département pourrait se substituer aux collèges pour titrer à leur place, quand ils ne veulent pas le faire, les loyers et/ou charges de COP. J’ai cru comprendre en formation que cela n’était pas possible mais pourriez-vous m’indiquer sur quels textes m’appuyer ? Par ailleurs, lorsque les agents occupent illégalement un logement en COP, le fait d’émettre des titres est-il un moyen de reconnaitre, aux yeux de la justice, un droit à loger ?

Les ressources provenant des conventions d’occupation des logements sont des ressources propres des EPLE (code de l’éducation, art.421-58). Les titres de recettes sont émis par l’ordonnateur du budget de l’EPLE, le Principal du collège en l’occurrence (R.421-66, R.421-67). C’est au comptable de l’établissement qu’il revient de recouvrer la recette. Aucune disposition ne permet à la collectivité de se substituer à l’établissement. Lorsqu’une redevance a été fixée d’office à titre de pénalité à l’égard d’un occupant sans titre (article R.216-18 du code de l’éducation), c’est l’ordonnateur de l’établissement scolaire qui est seul compétent pour émettre le titre de recettes (Cour administrative d’appel de Nancy, 23 mars 2006, n°04NC00461). L’émission de titres de recettes doit avoir une base légale, en l’occurrence la convention d’occupation précaire. En son absence, le titre n’est pas fondé et la recette ne peut donc être recouvrée. L’émission illégale de titres ne peut fonder un droit à loger.

Equilibre du crédit nourriture

Une adjointe-gestionnaire interroge les services du Département sur la façon d’équilibrer son crédit nourriture. Dans mon esprit, c’est l’équilibre du service SRH en lui-même qui est primordial et non l’équilibre du crédit nourriture (si le service reste tout de même en équilibre). Pouvez-vous me dire ce qu’il en est ?

A l’inverse du principe de limitativité qui régit l’ensemble des services du budget d’un EPLE, le service spécial SRH est évaluatif et prévisionnel. L’instruction codificatrice M 9.6 décrit clairement son fonctionnement particulier : 2.1.2.1.2 – « Le CA vote des crédits limitatifs pour l’ensemble des services à l’exception du service spécial qui retrace les opérations de restauration et d’hébergement dont les crédits sont évaluatifs. » 2.1.2.5 – « […] ce budget évaluatif sera réajusté en fin d’année en fonction de la recette réellement constatée. » 2.1.2.5.1 – « Détermination du crédit nourriture : le crédit global représente la différence entre les recettes et les frais de fonctionnement et les prélèvements imposés par la collectivité […] Ce crédit est modifié : par des subventions (type utilisation de produits laitiers) par la collectivité compétente par des prélèvements sur fonds de roulement »
On pourra noter que l’instruction ne prévoit aucune autre possibilité de modification du crédit nourriture. Il s’agit donc bien d’un service évaluatif avec des assiettes de charges arrêtées soit par la collectivité (ex-FARPI, FCSH, et idéalement tarifs et taux de charges communes), soit par délibérations du conseil d’administration du collège. Dans les deux cas de figure, l’EPLE n’a pas la possibilité de modifier la répartition interne des ouvertures de crédit du SRH sans rendre caduque les instructions de la collectivité ou la délibération du CA concernant la fixation du taux de charges communes. Ces transferts de crédits internes, possibles pour tous les autres services, ne le sont donc pas pour le SRH et son fonctionnement particulier. Le déficit prévisionnel du crédit nourriture de ce collège devra donc être couvert : soit par une réduction des coûts internes, sans pénaliser évidemment la qualité alimentaire : déstockage, préparation « maison », politique d’achat, etc. soit par prélèvement sur fonds de roulement en partant du principe que la part des charges de fonctionnement non utilisée (estimées en l’occurrence à 1 700 €) viendront abonder le résultat en fin d’exercice et neutraliser ainsi les effets de cette opération sur le niveau de ces fonds de roulement.

Contrôle des budgets

DBM et achat d’un piano

Un collège souhaite prélever sur le fonds de roulement la somme de 2699,10 € pour acquisition d’un piano et je m’interroge sur l’imputation proposée dans la DBM. L’objet coûte plus de 800 € HT et a une durée de vie de plus d’un an. Pourquoi ne pas le mettre en opération en capital ?

Votre raisonnement est juste. S’il s’agit de l’achat d’un piano, cette opération doit être traitée en « opérations en capital » et non en fonctionnement. Elle devra être inscrite à l’inventaire ce qui induit l’amortissement du bien.

Tarif de restauration préférentiel et avantage en nature

L’employeur territorial peut opter pour un système de restauration collective proposant des repas à un tarif préférentiel. Quelles sont les règles permettant de déterminer si l’attribution de ces repas constitue un avantage en nature pour des agents départementaux de collèges déjeunant au sein de la cantine scolaire de l’établissement ?

L’article L-242-1 du code de la sécurité sociale considère les avantages en nature comme des rémunérations et à ce titre, ils doivent être pris en compte par l’employeur pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. C’est l’arrêté du 10 décembre 2002 réactualisé qui précise le mode de calcul des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale. En tant qu’employeur, c’est ce chiffre que votre collectivité doit retenir pour le calcul de l’avantage en nature soumis à cotisations lorsque le repas est fourni à prix modique. Cependant, deux cas sont à considérer : La participation de l’agent est supérieure à 50% de l’évaluation forfaitaire : l’avantage en nature est considéré comme négligeable et n’a pas à être réintégré dans l’assiette des cotisations.
La participation de l’agent est inférieure à 50% de l’évaluation forfaitaire : l’avantage en nature à retenir pour le calcul des cotisations sera de la différence entre l’évaluation forfaitaire (4,85€) et la participation de l’agent (moins de 50% de 4,85€).
L’avantage calculé est imposable sur le revenu.

Contrôle des budgets

Circulaire pour l’élaboration des budgets

Nous souhaiterions envoyer aux collèges du département une circulaire départementale pour l’élaboration des budgets 2020. Pourriez-vous s’il vous plaît nous éclairer sur les 2 points suivants ? Nous constatons beaucoup de provisions pour créances de longue durée et souhaiterions demander un apurement par prélèvement sur FDR. Qu’en pensez-vous ? Pouvons-nous l’exiger ? Existe-t-il un délai légal pour apurer ces créances ? Pouvez-vous s’il vous plaît nous confirmer que la participation au FDRPI (fonds de rémunération des personnels d’internat) est calculé sur les recettes du SRH concernant les repas des collégiens et des commensaux ? Les repas préparés pour les primaires et les maternelles (convention) ne sont pas pris en compte dans ce calcul ? Merci d’avance pour votre réponse.

Concernant les provisions : Les provisions constituées pour dépréciations de comptes de tiers, au compte 49, sont des opérations qui affectent le fond de roulement et sont exposées au §2.5.8.2 de la M.9.6. En conséquence, il est inutile de demander un apurement par prélèvement sur le fonds de roulement. Cette question n’est d’ailleurs pas de votre compétence. Concernant le fonds de rémunération des personnels de l’internat : La participation au FDRPI est en revanche une opération de votre compétence. Il vous appartient donc de déterminer le pourcentage et l’étendue (D/P, internat, commensaux, repas fournis). En ce qui concerne les repas fournis aux écoles maternelles et primaires, les modalités doivent être fixées dans votre convention : présence ou non de personnel municipal, participation au FDRPI ou pas, etc. Ces décisions relèvent de votre compétence.

Logements de fonction

Loger temporairement : en COP ou à la nuitée ?

Nous avons un cuisinier remplaçant qui souhaite, pour des raisons de commodité, loger dans la chambre d’un collège voisin 2 nuits par semaine entre avril et juin. Un tarif de nuitée a été voté par le Département.
Juridiquement, est-il préférable de le loger à la nuitée ou est-il nécessaire d’établir une concession d’occupation précaire ?

Il est tout à fait possible et souhaitable en l’espèce de loger l’intéressé à la nuitée. A la fin de la période de remplacement, le logement sera ainsi automatiquement vacant et pourra donc être concédé en COP.