Questions réponses

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Logements de fonction

Procédure d’attribution des logements

À la suite de la formation, nous souhaitons mettre à jour notre procédure d’attribution des logements de fonction dans les collèges du Département. Je vous soumets quelques questions afin de ne pas commettre d’erreur et de repartir sur « une bonne base » pour l’ensemble des logements de fonction du Département (+de 660 !). Dans un premier temps, nous devons délibérer sur la liste des fonctions pour lesquelles un logement peut être attribué par nécessité absolue de service (agents de l’Etat + agents de la collectivité) lors de la commission permanente. Dans un second temps, nous allons demander à chaque collège de proposer lors d’un prochain CA la liste des fonctions logées par NAS dans leur établissement (agents de l’Etat + agents de la collectivité) en respectant le nombre de points attribué pour le personnel de direction d’administration de gestion et d’éducation ainsi que l’ordre d’attribution. Cette proposition sera votée une seule fois (sauf en cas de changement). Dans un troisième temps, nous allons délibérer sur l’ensemble des propositions des CA lors de la commission permanente afin de nous remettre à jour (une seule fois sauf en cas de changement). Le Président du conseil départemental, accorde, par arrêté, les concessions de logement telles qu’elles ont été fixées par la délibération de la collectivité de rattachement.

La procédure n’est pas identique pour les agents de l’Etat (référence : Code de l’éducation) et les agents de la collectivité (référence : CGFP article L. 721-2). Je vous invite à regarder dans les documents de la formation les tableaux résumant la procédure.
Dans le cas des agents de l’Etat, l’initiative vient des CA des EPLE qui vous proposent les fonctions susceptibles d’obtenir une NAS, alors que pour vos agents, l’initiative vient de vous avec la liste fixée par délibération de la collectivité (et ensuite les CA vous proposent des fonctions dans cette liste). Pour chaque EPLE, vous délibérez pour arrêter la liste compte tenu des propositions des EPLE. Il n’est en effet pas utile de délibérer chaque année sur cette liste, tant que le nombre de NAS reste identique dans l’établissement.
Seule la liste des personnes qui occupent ces logements doit être mise à jour chaque année (mutations, départs, etc.) par des arrêtés du Président.

Logements de fonction

Entretien des détecteurs de fumée des logements de fonction

Pouvez-vous nous préciser à qui revient l’entretien des détecteurs de fumée dans les logements au sein d’un EPLE ?

Le décret n°2 011-36 du 20 janvier 2011 impose à la collectivité propriétaire la charge (qui déroge au droit commun) de l’installation et de l’entretien de détecteur de fumée normalisé en faisant expressément référence aux logements de fonction (art. R.129-12 du Code de la construction et de l’habitat). L’article R129-13 du Code de Construction et de l’Habitation impose à la collectivité de prendre en charge l’entretien et la réparation de ces dispositifs indispensables à la sécurité des locaux. Il s’agit d’une règle impérative à laquelle le propriétaire ne peut déroger.

Augmentation du taux de l’ex-FARPI

Au regard des fonds de roulement importants des collèges, le Département envisage d’augmenter le taux de participation à la rémunération des personnels de restauration et d’internat. A ce jour, il est de 22,5%. Y sommes-nous autorisés ?

Comme vous le savez, le FARPI est une contribution des usagers aux frais de personnels du service de restauration. Le taux de 22,5% est un héritage de l’Education nationale. Il était censé couvrir ces frais mais en réalité il était loin de le faire. On estime que les frais de personnels représentent environ 2 € par repas, soit 66% d’un prix moyen de 3 €. Les collectivités sont, depuis 2004, libres de fixer le taux de prélèvement (elles sont seules responsables du service dans sa totalité). La plupart d’entre elles l’ont conservé, le plus souvent par simple prudence.ces qui l’ont modifié l’ont toujours réduit (20%, 15% parfois). Elles avaient une bonne raison pour cela : permettre au SRH de payer ses charges (denrées, viabilisation) à l’EPLE. L’augmenter reviendrait donc à aggraver le déficit du SRH et par conséquent à augmenter sa dette à l’égard du service général. Nous ne vous recommandons donc pas de le faire. Le niveau élevé du fonds de roulement ne peut justifier une augmentation du taux de prélèvement. Les EPLE ne l’accepteront pas. Ils diminueront en conséquence le montant des denrées et expliqueront aux familles que le Département ne laisse pas aux collèges les moyens de proposer une nourriture de qualité. Vous devez vous interroger sur la cause du niveau élevé de fonds de roulement, ce qui passe certainement par une révision de votre mode de calcul de la DGF (les EPLE ne dépensent pas la totalité des sommes que vous leur allouez).

Autre

Fourniture de repas pour une école primaire

Un maire n’est pas satisfait du travail de son chef de cuisine. Il a demandé au Département si la commune pouvait bénéficier de la compétence de l’équipe de cuisine du collège proche pour réaliser les repas de l’école primaire de sa commune. Est-ce qu’un chef de cuisine de collège pourrait réaliser ces repas sans faire de distorsion de concurrence vis-à-vis des marchés publics ?

Une collectivité territoriale ne peut jouer le rôle de simple prestataire à l’égard d’une autre collectivité territoriale. La procédure d’appel d’offre pour la fourniture de repas, procédure aux termes de laquelle le Département serait retenu par la commission d’appel d’offre de la commune, peut être envisagée par cette dernière. Cependant, le récent Code des marchés publics (applicable au 1e janvier 2016) autorise la collaboration de deux ou plusieurs collectivités territoriales pour mener à bien une mission de service public qui leur est commune et dans ce cas, une procédure de marché public n’est pas nécessaire. Cette collaboration, qui doit être effective par les moyens utilisés de part et d’autre pour la réalisation de cette mission de service public commune, est appelée « coopération public-public ». Cette coopération, bien évidemment, ne peut en aucun cas servir à masquer le simple service d’une prestation contre facturation. Vous trouverez dans l’article ci-après plus de détails sur les tenants et aboutissants de cette procédure : http://www.education territoires.fr/posts/view/restauration-scolaire-et-cooperation-public-public

Contrôle des budgets

Tarification du SRH non conforme à la délibération de la collectivité

Le Département a délibéré sur la tarification des repas or un collège nous adresse un BP avec un seul tarif mentionné pour les convives ce qui ne correspond pas à la délibération. La gestionnaire me dit que finalement, elle a oublié de prévoir les repas des agents du Département et des agents d’Etat. A part un règlement conjoint, je ne vois pas comment modifier et surtout rattraper son budget SRH. Pouvez-vous m’indiquer si une autre possibilité existe ?

Sur le plan formel, les décisions tarifaires de la collectivité concernant toutes les catégories de commensaux doivent être transcrites dans le document budgétaire. Leur absence peut parfaitement justifier une procédure de règlement. Sur le fond, si on analyse les impacts financiers résultant de cet oubli, cette procédure de règlement n’a aucun intérêt : les ouvertures de crédit du SRH sont évaluatives et prévisionnelles et les conséquences sur le reversement au service général sont infinitésimales. A notre avis, il semblerait plus pertinent d’approuver ce budget en l’accompagnant d’une observation, dont l’EPLE devra tenir compte pour l’avenir.

Réserves et fonds de roulement

En formation, vous avez précisé que nous ne devions pas faire de distinction entre les réserves SRH et les réserves SG.
Or, pour un bon suivi des dépenses réalisées avec notre participation financière, nous continuons à faire cette distinction. Du coup, nous nous interrogeons sur la possibilité de demander à l’établissement de faire le prélèvement sur les réserves SRH pour l’achat en investissement de matériels de cuisine.

Le prélèvement s’effectue sur le fonds de roulement, et non sur les réserves qui figurent au C/1068. Donc, au cours de l’exercice budgétaire, l’EPLE peut opérer un prélèvement sur le fonds de roulement. A la fin de l’exercice budgétaire, l’agent comptable procède à l’élaboration du compte financier et dégage le résultat, établit le bilan, indique la variation du fonds de roulement, etc.

Comptes financiers

Sortie d’inventaire

Quand un collège a inscrit en OPC sur un compte de classe 2 le montant de ses achats de matériel pour son établissement, quelle écriture doit-il réaliser quand il sort de son inventaire ces matériels ?

Tout d’abord, chaque bien immobilisé entre dans le patrimoine de l’EPLE, à sa valeur d’acquisition, en faisant l’objet d’un mandat sur un compte de la classe 2, et, d’un ordre de recette sur un compte de la classe 1 s’il est financé par une subvention ou une dotation. S’il est financé par un prélèvement sur les fonds propres (fonds de roulement), il n’y a pas d’écriture de recette. Ensuite, chaque bien fait l’objet d’une inscription à l’inventaire, tenu sur une comptabilité annexe. Celle-ci retrace le compte d’imputation, le compte de financement et l’amortissement. La sortie du bien, quand elle s’avère nécessaire, se traduit par une opération budgétaire et comptable qui consiste à : supprimer le bien de la classe 2, tant pour sa valeur d’acquisition que pour le montant de l’amortissement couru ; supprimer son financement en classe 1, ainsi que la neutralisation de l’amortissement. Dans le cas de financement par le fonds de roulement, il n’y a aucune écriture en classe 1. L’annexe 7 de la M9.6 retrace les écritures sur les planches 4 (biens reçus en dotation), 5 (biens acquis sur fonds propres), 6 (biens acquis sur subvention).

Comptes financiers

Marché départemental pour les collèges

Le Département compte prendre en charge directement les dépenses d’électricité des collèges publics via un marché départemental. Les crédits correspondants seront par conséquent ôtés des dotations de fonctionnement. Dans un second temps, il pourrait en être de même pour les dépenses de gaz. Afin que les collèges conservent dans leur comptabilité budgétaire et financière l’intégralité des dépenses liées au fonctionnement de l’établissement et puissent dégager des indicateurs de gestion cohérents qui ne seraient pas amputés d’une partie des dépenses, quelles pourraient être les écritures pour ordre à inscrire afin de transcrire ces dépenses, et recettes, pour ordre dans les comptes des collèges ?

Sur le plan technique, la réponse est simple : mandat au C/6061 et OR au C/7443. Cependant, nous attirons votre attention sur les points suivants :
Les dépenses en question seront comptabilisées dans les comptes de la collectivité et dans les comptes de l’EPLE ; l’agrégation des dépenses publiques ne sera donc pas fiable.Il semble délicat d’ôter aux EPLE la gestion de leurs dépenses de viabilisation et de leur demander ensuite de prendre en charge les opérations pour ordre afférentes à ces dépenses. Aucune instruction réglementaire ne rendant cette opération obligatoire, la prise en charge dépendra de la bonne volonté des gestionnaires. Les risques de saisies erronées ou partielles de ces opérations pourraient fausser le compte-rendu de gestion en fin d’exercice.

Forfait d’externat

Forfait d’externat et avis du CAEN

Il m’est indiqué que nous devons soumettre à avis le forfait d’externat que nous attribuons aux établissements privés sous contrat d’association avec l’Etat. Or, sauf erreur de ma part, je n’ai rien vu de tel dans le code de l’éducation. J’ai vu qu’il fallait consulter le CAEN pour les subventions d’investissement. Pourriez-vous me donner votre avis ?

Il n’y a pas lieu de consulter le CAEN pour l’attribution du forfait d’externat. Comme vous l’indiquez, cette consultation n’est prévue par les textes que pour les subventions au titre de la loi Falloux

Logements de fonction

Conditions d’octroi des dérogations exceptionnelles à l’obligation de résidence

Pouvez-vous m’indiquer sur quel fondement juridique l’autorité académique peut accorder exceptionnellement des dérogations à l’obligation de résidence ? On me parle de la circulaire 96-122 du 29 avril 1996 mais je ne vois rien de tel dans cette circulaire.

La faculté de déroger à l’obligation de loger sur place résulte du statut de deux catégories de personnels de l’Etat dans les EPLE : d’une part, les personnels de direction (art.34 du décret du 11 décembre 2001 : « sauf autorisation délivrée par le recteur, les personnels de direction sont tenus de résider sur leur lieu d’affectation… ») ; d’autre part, les gestionnaires et agents comptables (même formule à l’art. 3-1 du décret du 17 octobre 2011 portant statut particulier du corps interministériel des attachés d’administration de l’Etat). Les autres catégories de personnels de l’Etat ne sont pas soumis à l’obligation de loger sur place et les dérogations n’ont pas conséquent pas lieu d’être en ce qui les concerne. Les autorisations de déroger à l’obligation de loger sur place sont délivrées par le recteur qui apprécie l’opportunité de l’accorder ou non. Juridiquement, la consultation de la collectivité de rattachement n’est pas nécessaire mais il arrive que par courtoisie, des DASEN ou des recteurs consultent préalablement la collectivité.

Forfait d’externat

Subvention à la DDEC

Le Département verse chaque année une subvention de fonctionnement d’un montant de 37 000 euros à la direction départementale de l’enseignement catholique (DDEC). Nous avons envisagé de la défalquer du montant intégré dans l’assiette de calcul du forfait d’externat part matériel fléché sur les dépenses indirectes. Néanmoins, je m’interroge sur la légitimité de cette subvention de fonctionnement spécifique.

Normalement, vous n’avez pas à rémunérer la DDEC. Si toutefois, elle rend des services particuliers (instruction des dossiers par exemple), il s’agit d’une prestation de service que vous rémunérez. Dans ce cas, vous pouvez la défalquer des charges indirectes de gestion (part « gestion de l’enseignement privé »).

Autre

Transfert d’EPLE et accord du Préfet

Le Département a travaillé depuis l’année dernière à un projet de construction d’un nouveau collège sur une commune qui accueille déjà un collège. Il est prévu qu’à l’échéance de la mise en service du nouvel équipement, le site existant soit désaffecté. La localisation, la sectorisation et le mode d’hébergement seront donc modifiés, l’objectif étant que la relocalisation de l’équipement permette de renforcer la mixité sociale du public scolarisé. Lors des discussions préparatoires au sein du comité de pilotage qui a associé l’ensemble des parties concernées, une divergence d’analyse est apparue entre l’IA DASEN et le CD, dont l’enjeu principal réside dans la manière de communiquer sur le projet mais aussi à terme dans le classement de l’EPLE (actuellement REP+ avec l’objectif de suppression de ce classement).
L’IA DASEN milite en faveur d’une fermeture de l’EPLE existant et d’une ouverture d’un nouvel EPLE pour souligner l’ambition politique commune et toutefois l’idée sous-jacente d’accélérer le processus de « déclassement » REP.
Avec la même ambition de mixité sociale accrue et une écoute attentive du Recteur, le Département milite en faveur d’un transfert de l’EPLE dans un premier temps sans remise en cause des moyens affectés par l’Etat à son fonctionnement du fait de son classement REP+, puis d’un réexamen progressif de son classement en fonction du niveau de mixité sociale qui sera effectivement constaté. A ce stade, nous tentons de savoir si l’hypothèse d’un transfert d’EPLE requiert, comme ce serait le cas pour une ouverture ou une fermeture, un accord formel préalable du Préfet et du Département ou si le Département peut s’en affranchir dès lors qu’il aura préalablement recueilli l’avis du CDEN. Avez-vous déjà été confronté à cette situation et dans l’affirmative quelles sont les dispositions légales applicables ? Existe-t-il une jurisprudence sur une situation analogue ?

Selon nous, l’opération peut être assimilée à la reconstruction-extension d’un EPLE existant sur un nouveau terrain : un établissement cesse d’exister au profit d’un nouveau, afin de favoriser une plus grande mixité sociale. La question foncière ne me paraît pas déterminante, la commune d’implantation restant la même. Par ailleurs, s’agissant de la sectorisation et du mode d’hébergement, ceux-ci pourraient être modifiés pour tout EPLE existant sans que l’on crée, au plan juridique, un nouvel EPLE. Sur le fond, le code de l’éducation est clair : les EPLE sont « créés » par arrêté du représentant de l’Etat (le préfet), sur proposition du Département ou de la Région (art. L.421-1, al.2). La jurisprudence applique la même règle, par parallélisme des formes, à la fermeture d’un EPLE. Il en résulte qu’en cas de simple transfert d’un EPLE, il n’y a pas de création d’un établissement (son numéro d’immatriculation reste le même, ses organes de direction demeurent avec les mêmes personnes…). Formellement, il n’y a donc pas lieu de demander l’accord de la préfecture, dès lors que le DASEN donne son accord. Cependant, la façon de considérer l’opération par les parties prenantes étant ici plus politique que juridique, il peut être utile sur le plan stratégique de solliciter l’avis des services de la préfecture qui confirmeront qu’ils n’ont pas à intervenir.