Questions réponses

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Comptes financiers

DBM et vote du compte financier

Un collège peut-il passer une DBM pour prélèvement sur réserves alors que le compte financier n’a pas été voté ?

Oui, mais le prélèvement ne peut en aucun cas porter sur une anticipation du résultat du compte financier non voté. Le vote relatif au compte financier consiste, pour le conseil d’administration, à approuver le compte qui lui est présenté. En l’absence de vote, le conseil d’administration ne peut en aucune manière affecter le résultat de l’exercice écoulé aux comptes de réserves. Par conséquent, si un prélèvement sur fonds disponibles est approuvé par le conseil d’administration, alors que le compte financier n’a pas été arrêté, ce prélèvement ne pourra porter que sur les réserves déjà existantes.

Autre

Responsabilité engagée lors d’un incendie

Au sein du Département, nous disposons d’un fonds d’assurance avec lequel nous prenons en charge les petites réparations du bâtiment (vitres cassées, détériorations volontaires, vandalisme…). Pour les gros dégâts (inondations, …), nous utilisons l’assurance départementale. Un incendie s’est déclenché au sein d’un collège. L’enquête administrative interne n’a pas permis de déterminer le fait générateur ou un auteur éventuel. De nombreux cartables et quelques vêtements ont pris feu. L’établissement scolaire demande au Département de prendre en charge la réparation des préjudices matériels. Est-ce de la responsabilité du Département de prendre en charge la réparation de biens privés au sein d’un EPLE ?

Il ne nous apparaît pas qu’en la circonstance la responsabilité de la collectivité soit établie, à supposer que l’établissement vous demande d’indemniser les parents sur la base de conclusions allant dans ce sens. Lorsqu’un dommage d’ouvrage public survient, la responsabilité de la collectivité propriétaire de l’ouvrage est systématiquement recherchée. Mais tel n’est pas le cas que vous exposez. On peut penser, en sens inverse, que la responsabilité de l’État soit invoquée, puisque le code de l’éducation fait du chef d’établissement, le « responsable de la sécurité des personnes et des biens ». En outre, le fait qu’un incendie se soit déclaré et n’ai pas été maîtrisé à temps pourrait avoir pour origine un « défaut d’organisation ou de fonctionnement du service ». Dans ce cas, la responsabilité du sinistre serait attribuée à l’État. Il nous semble par ailleurs que l’indemnisation des parents pour les cartables endommagés peut être prise en charge selon les garanties figurant dans les contrats d’assurance souscrits par les parents eux-mêmes (assurance de responsabilité étendue aux dommages causés à l’élève lui-même) ou bien par l’établissement (extension de l’assurance « biens sensibles » des EPLE).

Autre

Délégation de pouvoir et délégation de signature

A l’occasion du BP, les services ont été sollicités pour mettre à jour les délégations de signature. Nous nous sommes interrogés sur nos pratiques et notamment sur les conditions de mise en œuvre de l’article L 421-11 e) qui prévoit que le règlement conjoint d’un budget est effectué par la collectivité de rattachement et l’autorité académique. « Historiquement », c’est le Président du conseil général qui signe les règlements conjoints. Pour autant, le Président n’est pas la collectivité territoriale. L’article L421.13 IV précise que la collectivité peut déléguer tout ou partie de ses attributions à son bureau (composé du Président et des membres de la commission permanente ayant reçu délégation – art L 3122-8 du CGCT). Un arrêt du Conseil d’Etat de 1985 précise « que lorsque le bureau agit dans le cadre d’une délégation accordée par le conseil général, il ne peut déléguer au Président du conseil général un pouvoir qu’il devait exercer lui-même ».Faut-il comprendre que : tous les documents de règlement doivent être délibérés et signés par le bureau, c’est-à-dire par l’ensemble des membres le composant ? il n’existe aucune possibilité de délégation au Président ? Y compris quand le bureau n’est composé que du Président, aucun autre membre de la commission permanente n’ayant reçu de délégation ?

Il y a lieu de distinguer la délégation de pouvoir et la délégation de signature, la délégation de fonction à un élu étant assimilée à une délégation de signature. Effectivement, selon la jurisprudence du Conseil d’Etat, une compétence déléguée par le conseil général à la commission permanente, ne peut être déléguée par celle-ci au président du conseil général, alors même que ce dernier est membre de la commission. La commission permanente, pour les compétences déléguées par le conseil général, délibère dans les mêmes formes que le conseil général. Le plus souvent, les délégations de signatures dont bénéficie le président lui sont accordées par la commission permanente suite à des délégations de pouvoir qu’elle a reçues du conseil général. Si ce dernier n’a pas souhaité déléguer certaines de ses attributions à la commission permanente, il peut, par délibération, accorder des délégations de signature au président. Si la commission permanente ne peut subdéléguer les compétences reçues du conseil général, par contre elle peut accorder des subdélégations de signature au président.

Autre

Numérique des GRETA et CFA

Je me permets de revenir vers vous pour un éclairage concernant le rôle des collectivités territoriales en matière de numérique auprès des établissements GRETA et CFA. Quel est le statut des GRETA et CFA ? Dépendent-ils tous les deux du rectorat ? Quelles sont les dépenses numériques que les collectivités doivent prendre en charge pour ces établissements, lorsqu’ils sont sur l’empreinte foncière de l’établissement ? Quand ils sont en dehors ? La « maintenance informatique » relève-t-elle des collectivités ?

Notre réponse en 3 points : Les GRETA sont des structures de formation continue dépendant de l’éducation nationale et rattachées aux rectorats. Il existe différents types de CFA : les CFA publics sont financés principalement par les Régions. Les rectorats exercent un contrôle pédagogique via les SAIA (service académique de l’inspection de l’apprentissage). Pour être tout à fait au clair sur cette question, nous vous encourageons à interroger le service de votre Région en charge du CPRDF. En ce qui concerne l’informatique, la situation est très tranchée : la Région n’a aucune responsabilité à l’égard des GRETA (si la Région les héberge dans ses lycées, elle devrait d’ailleurs, en toute logique, leur faire payer les frais de fonctionnement, en particulier ceux qui concernent l’informatique) ; en revanche, la Région est en complète responsabilité pour les CFA et a donc la responsabilité d’assurer leur maintenance informatique (ou de leur fournir les moyens de le faire eux-mêmes).

Fourniture de repas à un EPCI

Le Département est compétent en matière de restauration pour les collégiens. Néanmoins, nous accueillons dans certains établissements des élèves du premier degré par le biais d’un conventionnement dans la mesure ou les communes (ou EPCI) n’ont pas de locaux. Un de ces EPCI a construit des locaux face au collège et souhaite continuer à bénéficier des repas du collège. D’une part, est-ce juridiquement possible ? D’autre part, l’EPCI a lancé une procédure adaptée, l’établissement ou le Département pourrait-il juridiquement répondre à cette procédure ?

Selon nous, c’est le Département qui est habilité à répondre à l’appel d’offre puisque c’est lui, de par la loi, qui organise cette mission de service public, l’EPLE n’étant que délégué par la collectivité pour exécuter la mission de restauration. Il appartiendra à la collectivité, dans l’hypothèse où celle-ci obtiendrait le marché, de préciser à l’EPLE concerné dans le cadre de la convention EPLE/Département, les modalités de la fourniture de repas à l’EPCI.

Logements de fonction

Obligations liées à la réalisation de travaux

Nous menons d’importants travaux dans un établissement et les logements de fonction sont concernés. Quelles sont les obligations pour la collectivité de reloger les personnels logés en NAS pendant la durée des travaux ? Sachant que la NAS correspond à l’obligation d’une présence constante de l’agent pour des raisons de sûreté, de sécurité ou de responsabilité, il ne me semble pas que cela soit obligatoire.

Lors de travaux, vous devez informer les personnels concernés de la période durant laquelle les logements seront indisponibles. Vous n’avez en principe aucune obligation de les reloger provisoirement, puisque, comme vous le dites, la NAS est subordonnée à la nécessité de loger sur place pour des raisons de sécurité, etc. Mais, en pratique, il est fréquent que les collectivités, par courtoisie, logent provisoirement les intéressés dans d’autres logements, par exemple dans des collèges ou lycées voisins. Il faut éviter de « faire jurisprudence » et, par conséquent, de présenter ce geste comme si c’était un droit pour les intéressés. Evitez aussi la location de logements en ville, le paiement des frais de déménagements, etc. Le mieux est de trouver un arrangement avec des établissements scolaires proches.

Autre

Assurance des collèges

Jusqu’à présent, le service « Assurances » de notre collectivité assurait aussi bien les bâtiments des collèges que le mobilier (tables, chaises, etc.) et tous les équipements informatiques, audiovisuels, petit matériel, livres, etc.) qui se trouvaient dans l’enceinte des établissements. Aujourd’hui, notre service « Assurances » nous informe que ce n’est plus à notre collectivité d’assurer le mobilier et les équipements mais aux collèges eux-mêmes de le faire. Qu’en pensez-vous ? Existe-t-il des textes (décrets, circulaires) qui prévoient que les collèges doivent prendre en charge les assurances sur leur budget ?

D’une façon générale, le régime de propriété des biens, d’une personne physique comme d’une personne morale (un EPLE par exemple), entraîne le régime d’assurance de ces biens. La loi du 20 juillet 1992 en son titre III a clarifié le régime de propriété des biens des EPLE. Si les biens sont acquis en pleine propriété par l’EPLE lui-même, il en est ainsi des biens acquis sur subventions de la collectivité ou de l’état, sur fonds propres ou bien sur taxe d’apprentissage, l’assurance dommage (vol, incendie) est effectivement à la charge de l’EPLE, si celui-ci souhaite assurer ses biens. Si la collectivité entend conserver la propriété du bien – celui-ci est seulement mis à disposition de l’EPLE – il appartient alors à la collectivité de souscrire une assurance si elle le souhaite. Le régime d’assurance en responsabilité civile des véhicules administratifs (l’assurance dommage relève du régime précédemment décrit) suit le statut du conducteur : l’état étant son propre assureur, le conducteur n’a pas à être assuré. Il en va différemment si le véhicule est conduit par un personnel territorial : l’assurance de responsabilité civile est alors une obligation. Cette assurance peut être souscrite soit par la collectivité, soit par l’EPLE.

Prescription des créances de demi-pension

Pourriez-vous me préciser quel est le délai de prescription des créances de demi-pension et quelle est la référence réglementaire en la matière ? Il me semblait qu’elles étaient prescrites au bout d’un an, mais sur les forums de gestionnaires, je trouve quelques fois 4 ans et je ne sais pas quels articles consulter.

Le délai de prescription d’un an régulièrement évoqué pour ce qui concerne les créances d’origine alimentaire était celui dont disposait l’ordonnateur pour émettre le titre de recette ; le comptable disposant lui, du délai « classique » de 4 ans à compter de la prise en charge du titre. Il y avait souvent confusion entre les 2 délais. La loi du 17 juin 2008 a mis fin à la spécificité des créances alimentaires : l’ordonnateur dispose désormais d’un délai de 5 ans à partir de la naissance de la dette pour émettre l’ordre de recette exécutoire (modification de l’article 2272 du code civil). Référence : loi du 17 juin 2008 ; Art L.1617-5 du Code Général des Collectivités Locales ; Art 2272 modifié du Code Civil ; Art 2224 du Code Civil.

Logements de fonction

Avis des Domaines, COP et gratuité

Des agents sont actuellement logés en NAS et n’occupent pas des fonctions qui entrent dans le périmètre des critères arrêtés par la collectivité. Un délai leur a été accordé jusqu’à juin 2016 pour quitter leur logement ou passer en COP. Nous sommes interrogés sur la possibilité de diminuer le loyer par rapport à l’avis des Domaines. Quelle est la latitude de la Région par rapport à la fixation de la redevance ? Peut-on s’écarter de l’avis des Domaines ? Et si oui sur la forme, quels sont les risques ? En complément de ma première question, la Région est également sollicitée par certains EPLE pour proposer une gratuité de redevance, au motif que l’agent en COP « rend également des services » à l’établissement, alors que la NAS ne peut lui être attribuée.

Le service des Domaines donne un avis et, en tant que tel, vous n’êtes pas obligé de le suivre. Cependant, en cas de contrôle de la Chambre Régionale des comptes, il faudra vous expliquer sur la façon dont vous avez calculé le montant de la redevance. Concernant votre seconde interrogation, sachez qu’il n’est pas pensable d’offrir le gratuité d’une COP sous prétexte que l’agent rend des services (si ses services sont importants alors ils justifient une NAS ou une utilité de service). La redevance doit correspondre au prix du marché, avec un abattement de 15 %. L’article R.2124-79 du CGPPP (qui concerne les AOP, qui ont succédé, en droit commun, aux COP) évoque « un usage social », qui permettrait de réduire le montant. En tout état de cause, il faut être très prudent en cette matière car tout avantage donné à un agent sera réclamé par les autres et vous engagera dans une voie difficilement tenable sur le plan juridique et financier.

Autre

Définition et notification de la sectorisation

Pour définir la sectorisation, l’autorité compétente est-elle le Département ? Si elle ne prend pas d’arrêté, est-ce préjudiciable ?

L’autorité compétente est bien la collectivité territoriale de rattachement, soit le Département pour les collèges, soit la Région pour les lycées. Sur le plan réglementaire, elle est dans l’obligation de prendre un arrêté de définition géographique des secteurs des EPLE qui lui sont rattachés. L’absence d’arrêté définissant les secteurs de recrutement d’un collège ou d’un district pour un lycée, est une faute juridique qui appelle une mise en demeure du Préfet. En effet, il s’agit d’une compétence exclusive pour les Départements et d’une compétence exercée en coordination avec les Académies pour les Régions (loi NOTRe). Par ailleurs, elle entraine un préjudice subi par les parents d’élèves (citoyens-électeurs) qui pourraient porter devant les tribunaux administratifs une requête en ce sens.

Exclusions pour impayés de la demi-pension

Un établissement scolaire constate que les impayés de la demi-pension sont très élevés et que malgré plusieurs lettres de relance, les familles ne se manifestent pas. L’agent comptable demande l’exclusion au titre des impayés. Une décision d’exclusion de la demi-pension est prise. Qui doit la prendre ? Le chef d’établissement sur demande de l’agent comptable ou bien le conseil d’administration sur demande du chef d’établissement ? Quel est le délai d’information des familles ? Quid de la collectivité de rattachement ? Peut-elle s’opposer à cette décision ? Ne devrait-il pas y avoir un « règlement intérieur » de la demi-pension avec notamment un ou plusieurs articles concernant cette problématique des impayés ?

L’exclusion du service de restauration d’un élève peut être consécutive à une sanction disciplinaire pour « manquement aux devoirs de chacun des membres de la communauté éducative » prononcée, soit par le chef d’établissement, soit par le conseil de discipline.
Il n’en va pas de même lorsque l’exclusion d’un élève du service de restauration a pour cause un impayé. En effet, aux termes de la loi de transfert du 13 août 2004, la collectivité de rattachement a reçu une compétence générale pour la restauration scolaire en EPLE. Dans cette circonstance, une décision d’exclusion relève, en tout état de cause, de la collectivité. Cette possibilité d’exclusion figurait dans le décret du 4 septembre 1985 (abrogé depuis) portant organisation économique et financière des EPLE. Aujourd’hui, alors même que le défenseur des droits, dans son rapport de 2013 estime que « l’enfant n’a pas à être sanctionné pour des manquements imputables à ses parents » et qu’une proposition de loi « visant à interdire toute éviction d’enfants de la cantine scolaire et du périscolaire » a été déposée le 26 juin 2013, cette exclusion pour impayé ne semble pas soulever de problème en droit puisque le conseil d’Etat a jugé, dans un arrêt du 4 mars 1983, Association familiale rurale de circuit et de transport des élèves de la Région de Meslay-Du-Maine, n° 27214 et n° 27215 (dans cette affaire, l’association est titulaire d’une délégation de service public) que le non-respect des règles de fonctionnement et d’organisation du service fixées par l’autorité compétente entrainait la perte de la qualité d’usager. Selon nous, cette exclusion pour impayé doit être prévue dans le règlement intérieur du service de restauration édicté par la collectivité de rattachement. La mise en œuvre de ce règlement, au nom de la collectivité, appartient au chef d’établissement. Au regard des créances de l’établissement qui ne peuvent être recouvrées à l’amiable, les rôles respectifs de l’agent comptable et du chef d’établissement sont déterminés par les règlements de comptabilité publique. Les poursuites aux fins de recouvrement seront diligentées par l’agent comptable après autorisation donnée par le chef d’établissement ordonnateur. Si l’ordonnateur ne donne pas son accord, la responsabilité de l’agent comptable est dégagée. Mais il appartient, selon nous, au chef d’établissement – l’établissement ayant reçu délégation de la collectivité pour la gestion du service de restauration – de procéder à l’exclusion de l’élève du service de restauration et d’en informer immédiatement les parents si une mesure d’exclusion pour impayé est décidée en application du règlement intérieur édicté par la collectivité.

Logements de fonction

Nombre de logements à prévoir dans un nouvel établissement

Nous sommes en train de redéfinir notre PPI collèges et d’actualiser notre référentiel de construction (architecture, fonctionnalités, etc.). Concernant les logements de fonction, de plus en plus de personnels de direction des collèges sollicitent et obtiennent des dérogations à loger. C’est pourquoi, nous envisageons de ne construire qu’un seul logement de fonction au sein des futurs collèges. Parallèlement, pour respecter l’obligation de loger, nous prévoyons de louer pour répondre aux demandes au cas par cas. Avons-nous le droit de procéder ainsi et si non, quelles sont les possibilités d’obtenir une dérogation du rectorat ?

Vous pouvez ne pas offrir la totalité des logements de fonction nécessaires dans un nouvel établissement mais sous réserve de l’accord EXPLICITE ou ECRIT de l’autorité académique (article R.216-19 du Code de l’éducation). En revanche, nous vous déconseillons d’annoncer que vous allez prendre des locations en cas d’insuffisance de logements de fonction pour les personnels qui souhaiteraient en disposer. Pourquoi ? D’une part, parce que le droit au logement ne s’exerce que sous réserve de logements disponibles (s’il n’y en pas suffisamment, tant pis. D’ailleurs, les personnels doivent être informés que le poste qu’ils demandent n’est pas logé) et d’autre part, parce que vous seriez dans une situation illégale par rapport à la définition de la NAS qui implique que l’intéressé soit logé dans les bâtiments où il exerce ses fonctions ou à proximité immédiate (il est donc irrégulier d’occuper un logement en NAS en ville).