Gestion financière du service de restauration et d’hébergement

Avant la RCBC, nous pouvions calculer les réserves immobilisés à partir de la pièce 2, classe 1 et 2. Ce calcul nous permettait de vérifié les réserves immobilisés dans la pièce 14. Comment peut-on trouver ces réserves avec le nouveau compte financier ?

En effet, avec la disparition de la pièce 14 (ancienne formule), le compte financier ne fait plus apparaître la composition interne du ou des comptes de réserves, les comptes 1068. La technique comptable n’a pas varié pour autant et le compte de réserves des services généraux – le compte 10681- peut se décomposer en 5 rubriques : Les réserves déposées que l’on retrouve au débit du compte 275 Les réserves placées que l’on retrouve au débit du compte 272 Les réserves stockées que l’on retrouve au débit d’un ou de plusieurs comptes de classe 3 Les réserves disponibles Les réserves immobilisées Pour retrouver les réserves immobilisées, il faut partir du calcul du fonds de roulement tel que la M9.6 le définit dans le tome 4 à l’article 43231, des comptes de réserves et faire le calcul suivant en partant du principe que les comptes 120 ou 129 ont été intégrés : Solde créditeur compte 10681 + soldes créditeurs des comptes 10684 et/ou 10687 s’ils existent De ce total, il faut déduire : le fonds de roulement et les soldes débiteurs des comptes 272, 275 et de stocks. Connaître le montant des réserves immobilisées permet d’apprécier le niveau d’investissement de l’établissement par rapport aux comptes de capitaux qui retracent les subventions d’investissement reçues (soldes créditeurs des comptes 131 et éventuellement 138).

Un collège peut-il passer une DBM pour prélèvement sur réserves alors que le compte financier n’a pas été voté ?

Oui, mais le prélèvement ne peut en aucun cas porter sur une anticipation du résultat du compte financier non voté. Le vote relatif au compte financier consiste, pour le conseil d’administration, à approuver le compte qui lui est présenté. En l’absence de vote, le conseil d’administration ne peut en aucune manière affecter le résultat de l’exercice écoulé aux comptes de réserves. Par conséquent, si un prélèvement sur fonds disponibles est approuvé par le conseil d’administration, alors que le compte financier n’a pas été arrêté, ce prélèvement ne pourra porter que sur les réserves déjà existantes.

Pourriez-vous nous indiquer quel est la règle concernant la transmission du compte financier par le collège à la collectivité de rattachement ? Les collèges doivent-ils transmettre leurs comptes financiers à la collectivité de rattachement au plus tard le 31 mai ? Quel est le texte de référence en la matière ?

C’est l’instruction M9.6 qui fixe les délais de transmission des comptes financiers. C’est effectivement à la date du 31 mai que l’EPLE doit avoir transmis le compte financier à la collectivité de rattachement. Cette date du 31 mai est la conséquence directe de la date limite du vote arrêtant le compte financier par le conseil d’administration fixée au 30 avril, soit un délai donné au comptable d’un mois franc pour le récolement des pièces justificatives à fournir à l’appui du compte. Bien évidemment, le vote du conseil d’administration peut avoir lieu avant le 30 avril. L’instruction M9.6 précise que le compte financier doit être transmis aux autorités de contrôle 30 jours décomptés à partir de la date de la délibération prise par le conseil d’administration. Rappelons que conformément aux articles 1 et 2 du décret n° 2007-1276 du 27 août 2007 relatif aux comptables commis d’office pour la reddition des comptes des comptables publics et assimilés, faute de production des comptes au juge des comptes dans les délais déterminés par la réglementation en vigueur, le recteur d’académie peut désigner par arrêté un agent chargé de la reddition des comptes en lieu et place du comptable défaillant. En cas de retard, la collectivité de rattachement n’a donc pas d’action possible sauf à en informer l’autorité académique qui prendra les dispositions nécessaires.

Je souhaiterais connaitre le moyen de suivre en temps réel le nombre de jours de fonds de roulement après chaque DBM afin de pouvoir répondre aux demandes de subvention spécifique le plus précisément possible.

Le fonds de roulement exact vous est donné par le compte financier de l’exercice qui vient de s’achever au 31 décembre. Ce même compte financier détermine le besoin en fonds de roulement. Le compte financier (pièce 14) établi aussi le nombre de jours de fonctionnement représenté par le fonds de roulement existant. Observons que le calcul du fonds de roulement n’a d’intérêt qu’au regard du besoin en fonds de roulement. C’est la couverture du « besoin en fonds de roulement » par le fonds de roulement existant qui est primordiale, pas la connaissance du fonds de roulement en elle-même. Si le fonds de roulement ne couvre pas le besoin en fonds de roulement, on peut craindre un blocage de l’établissement qui peut se retrouver en « cessation de paiement ». Par ailleurs, le fonds de roulement prévisionnel a été calculé lors de la production du budget primitif de l’exercice en cours en tenant compte des prélèvements opérés sur l’exercice qui s’achève. Il est prévisionnel car il tient compte de l’exécution du budget en cours conformément au budget prévisionnel voté mais aussi parce que tous les actes de gestion nécessaires à la bonne marche de l’établissement ne peuvent être en tout état de cause prévus à l’avance. C’est le cas de nombreux prélèvements sur fonds de roulement destinés à abonder des ouvertures de crédits s’avérant insuffisantes. Il importe donc, comme vous l’indiquez, de suivre l’évolution du fonds de roulement. Il résulte de ce qui vient d’être dit, que le fonds de roulement connu au 31 décembre, représentant un certain nombre de jours de fonctionnement, sera diminué par tout prélèvement opéré, et conséquemment diminuera à due concurrence le nombre de jours de fonctionnement établi au 31 décembre. Votre appréciation comme autorité exerçant la tutelle financière sur l’établissement conjointement avec l’autorité académique doit s’exercer surtout sur la bonne couverture du « besoin en fonds de roulement ». C’est dans le cas où cette couverture ne serait plus assurée que l’attribution de complément de dotation pourrait être nécessaire. Rappelons que le fonds de roulement, qui se définit comme l’excédent des ressources stables sur les emplois stables, ne peut être entièrement prélevé, précisément en raison du « besoin en fonds de roulement ». Par ailleurs, il y a lieu de tenir compte des provisions constituées pour risques et charges. Ce n’est que la partie excédentaire du fonds de roulement qui peut être prélevée sans danger pour l’établissement.

Pour le calcul du nombre de jours en fonds de roulement, pourquoi divise-t-on par 360 et non 365 ?

La durée de l’année comptable est définie règlementairement par les IAS/IFRS, qui sont les normes comptables internationales issues de la comptabilité anglo-américaine, adoptées par l’Union européenne et reprises (obligatoirement) dans les pays adhérents de l’UE. L’une de ces normes a défini l’année comptable comme une année de 360 jours, c’est-à-dire 12 mois de 30 jours. Selon cette même norme, la semaine comptable est de 5 jours et la journée comptable de 12h.Le plan comptable général français de 1999 a été entièrement révisé entre 2000 et 2005 pour tenir compte de ces nouvelles normes comptables qui ont été introduites dans le volet « comptabilité générale » de la RCBC applicable aux EPLE.

Jusqu’alors nous avions toujours précisé que le Département souhaitait que les dépenses d’énergie et de fluides prévues au SRH soient individualisées dans tous les cas de figure (compteurs ou non). Or un nouvel agent comptable nommé dans le Département s’oppose à cela en s’appuyant sur la circulaire comptable. L’article 1225 dit que les dépenses sont individualisées aux comptes par nature ou, à défaut, par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement. Cette phrase me paraissant à double sens, pouvez-vous nous confirmer qu’on peut demander dans tous les cas l’individualisation (individualisation qui se fait depuis longtemps et qui a été acceptée par la DASEN et le rectorat lors de la mise en place de la RCBC) et que le « à défaut », ne devient pas une obligation quand les charges communes font l’objet d’une évaluation forfaitaire ?

Extrait du paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « L’ensemble des dépenses (achats de denrées, dépenses d’énergie et fluides, contrats d’entretien, etc.) est individualisé aux comptes par nature correspondant ou à̀ défaut par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement ». La lecture de cet article par l’agent comptable est une lecture littérale et on pourrait effectivement en rester là : l’EPLE dans le cadre de son autonomie de gestion peut effectivement organiser sa comptabilité comme il l’entend, dans le respect, toutefois, des règlements en vigueur qui s’appliquent, dont l’instruction comptable M9.6. La rédaction de cet article a pour but (comme d’autres articles de l’instruction comptable M9.6) de faciliter la tâche des gestionnaires et des comptables lorsque les coûts de viabilisation demeurent trop difficiles à évaluer. Dans ce cas, le gestionnaire opère un transfert du service spécial SRH aux services généraux concernés, à due concurrence du pourcentage de charges communes fixé par la collectivité de rattachement. Sans pour autant que des compteurs divisionnaires des fluides soient installés dans tout l’établissement, il est possible aujourd’hui à partir d’EPLE témoins, ou bien à partir de recoupement des consommations (faisant notamment intervenir, pour le chauffage, le coût au m2 chauffé pondéré par le temps de chauffage selon le lieu), de connaître avec une certaine précision le coût moyen des fluides pour les activités « restauration » et « internat ».
C’est en retenant précisément un coût moyen de ces fluides rapporté aux espaces concernés que certaines collectivités ont déterminé un pourcentage de charges communes et en conséquence ont préconisé aux EPLE d’imputer directement ces charges sur le service spécial SRH, facilitant ainsi la lecture des comptes financiers. De surcroît, cela est de nature à favoriser le principe d’origine règlementaire applicable au SRH qui termine le paragraphe 2.1.2.5 de l’instruction M9.6 : « Il [ce service spécial] doit couvrir par ses ressources la totalité́ des charges qu’implique son fonctionnement ».

Un collège ne possède pas de sous-compteur pour la viabilisation et en fin d’année le comptable passe une écriture pour rétablir les charges ALO/SRH. Le compte 758 est crédité en ALO et le compte 6588 en SRH pour la part SRH.
Mes questions : Pour connaître la part ALO dans le compte 6061, faut-il enlever la part SRH contenu dans 758 ou est-ce déjà déduit ? Pourquoi en 6061 SRH il y a une somme différente de celle en 758 ? Dans la situation des dépenses, faut-il ajouter les crédits « contribution entre services de l’établissement » /SRHSPE Reversement charges spécifiques, aux crédits VIAB ALO pour connaître l’ensemble des crédits ALO+SRH ? En fait, je ne comprends pas du tout les jeux d’écriture pour régulariser la VIAB SRH lorsqu’il n’y a qu’un compteur, tant dans le budget que dans le compte financier ?

Le SRH « doit couvrir par ses ressources, la totalité des charges qu’implique son fonctionnement. » – M9.6, article 2.1.2.5. Faute de compteur, toutes les dépenses de viabilisation sont, intégralement, inscrites dans ALO, C/ 6061. En conséquence, le SRH apporte sa contribution, en abondant le service ALO : le SRH émet un mandat au C/6588 et le service ALO émet un ordre de recette au /7588 du même montant (cf. M9.6, article 3.2.10.6.4). En résumé : ALO/charges : toutes les dépenses de viabilisation, C/6061 ALO/produits :C/7588 SRH/charges : contribution entre service de l’EPLE, C/6588 SRH/produits : C/7588

Le Département compte prendre en charge directement les dépenses d’électricité des collèges publics via un marché départemental. Les crédits correspondants seront par conséquent ôtés des dotations de fonctionnement. Dans un second temps, il pourrait en être de même pour les dépenses de gaz. Afin que les collèges conservent dans leur comptabilité budgétaire et financière l’intégralité des dépenses liées au fonctionnement de l’établissement et puissent dégager des indicateurs de gestion cohérents qui ne seraient pas amputés d’une partie des dépenses, quelles pourraient être les écritures pour ordre à inscrire afin de transcrire ces dépenses, et recettes, pour ordre dans les comptes des collèges ?

Sur le plan technique, la réponse est simple : mandat au C/6061 et OR au C/7443. Cependant, nous attirons votre attention sur les points suivants :
Les dépenses en question seront comptabilisées dans les comptes de la collectivité et dans les comptes de l’EPLE ; l’agrégation des dépenses publiques ne sera donc pas fiable.Il semble délicat d’ôter aux EPLE la gestion de leurs dépenses de viabilisation et de leur demander ensuite de prendre en charge les opérations pour ordre afférentes à ces dépenses. Aucune instruction réglementaire ne rendant cette opération obligatoire, la prise en charge dépendra de la bonne volonté des gestionnaires. Les risques de saisies erronées ou partielles de ces opérations pourraient fausser le compte-rendu de gestion en fin d’exercice.

Quand un collège a inscrit en OPC sur un compte de classe 2 le montant de ses achats de matériel pour son établissement, quelle écriture doit-il réaliser quand il sort de son inventaire ces matériels ?

Tout d’abord, chaque bien immobilisé entre dans le patrimoine de l’EPLE, à sa valeur d’acquisition, en faisant l’objet d’un mandat sur un compte de la classe 2, et, d’un ordre de recette sur un compte de la classe 1 s’il est financé par une subvention ou une dotation. S’il est financé par un prélèvement sur les fonds propres (fonds de roulement), il n’y a pas d’écriture de recette. Ensuite, chaque bien fait l’objet d’une inscription à l’inventaire, tenu sur une comptabilité annexe. Celle-ci retrace le compte d’imputation, le compte de financement et l’amortissement. La sortie du bien, quand elle s’avère nécessaire, se traduit par une opération budgétaire et comptable qui consiste à : supprimer le bien de la classe 2, tant pour sa valeur d’acquisition que pour le montant de l’amortissement couru ; supprimer son financement en classe 1, ainsi que la neutralisation de l’amortissement. Dans le cas de financement par le fonds de roulement, il n’y a aucune écriture en classe 1. L’annexe 7 de la M9.6 retrace les écritures sur les planches 4 (biens reçus en dotation), 5 (biens acquis sur fonds propres), 6 (biens acquis sur subvention).

L’adjoint gestionnaire d’un de nos collèges a fait un prélèvement pour l’achat en investissement de matériels de cuisine.
Nous nous interrogeons quant à l’OPC : celle-ci doit-elle figurer au service général ou peut-on avoir des OPC au SRH ?
C’est une question récurrente et l’an dernier, nous pensons avoir fait une erreur à ce sujet.

Les opérations en capital correspondent à la 2e section du budget. Elles concernent le patrimoine de l’EPLE et figurent dans l’inventaire de celui-ci.
Elles donnent lieu à un mandat en section en capital (classe 2) et ne concernent pas les opérations de la section de fonctionnement (ni services généraux, ni SRH). Si le financement est assuré par un prélèvement sur le fonds de roulement (unique de l’EPLE), il n’y a pas d’ordre de recette à établir.