Approfondissement DGF – Écrêtement et fonds de roulement

Nous intégrons dans le calcul de la DGF un montant forfaitaire pour le financement des contrats du SRH. Les gestionnaires nous alertent en nous disant que la DGF ne peut être utilisée dans le budget SRH.

Il faut bien distinguer la façon dont vous calculez la DGF et la façon dont l’EPLE établit son budget. C’est le principe même d’autonomie de l’établissement.

Dans le calcul de la DGF, vous estimez le montant des contrats du SRH (par exemple 4000 €) et vous choisissez d’en tenir compte dans votre calcul car vous considérez que les seules recettes du SRH ne suffiront pas à couvrir l’ensemble de ses charges réelles.

Cela ne signifie pas pour autant que ces 4000 € doivent être formellement affectés au SRH. L’EPLE construit son budget et le volet SRH comme il l’entend, en équilibrant ses recettes par une estimation des charges.

La baisse de la dotation de fonctionnement d’un EPLE est-elle soumise à une règlementation juridique précise ? A titre d’exemple, si le Département, en fonction de ces critères de calcul de la dotation d’un EPLE, définit une dotation en baisse par rapport à l’année précédente pour un établissement, est-il soumis à une règle particulière ne l’autorisant pas à baisser au-delà d’un certain pourcentage par exemple. Existe-t-il une référence juridique relative à ce point ou bien la notion de libre administration des collectivités locales s’applique-t-elle aussi dans ce cas-là ?

Le code de l’éducation interdit à la collectivité de réduire la dotation en cours d’exercice. La dotation de fonctionnement doit être versée telle qu’elle a été votée. En revanche, aucun dispositif légal ne limite l’amplitude de la variation d’un exercice sur l’autre, dès lors que la collectivité est en mesure de la justifier. La variation peut être due à une évolution de l’effectif prévisionnel ou du patrimoine (surface, travaux d’isolation). Elle peut aussi s’expliquer par un nouveau mode de calcul. Une réduction de dotation peut aussi se justifier par la prise en compte de réserves importantes (nous ne le recommandons pas mais cela est parfaitement légal). Lors d’un stage, un Département a témoigné d’une réduction de 50% pour un collège dont les réserves étaient très importantes…sans protestation de la part du collège ! Lorsque nous accompagnons des collectivités qui révisent leurs règles de calcul, nous recommandons de lisser les variations sur plusieurs années en les plafonnant (à la hausse ou à la baisse) à 5 ou 10% par exemple. Si rien ne change dans la structure pédagogique ou patrimoniale d’un collège et si les réserves disponibles ne le permettent pas, il peut être difficile de gérer une baisse supérieure à 10%.

Nous avons décidé de déduire de la superficie des lycées la surface des internats, des demi-pensions et des logements de fonction. Sur quels textes législatifs et réglementaires peut-on se fonder pour justifier cette déduction ?

Votre responsabilité de financement des EPLE porte sur le service d’enseignement qui doit être gratuit pour l’usager. Vous êtes donc tout à fait fondé à déduire de vos critères de calcul de la dotation les surfaces occupées par les services soumis à autofinancement. Il en est ainsi du service annexe d’hébergement (restauration et internat), des locaux occupés par les GRETA, les CFA, etc. Par contre, les logements de fonction attribués par NAS, comme leur nom l’indique, sont attachés à certaines fonctions, définies règlementairement et nécessitant, pour être exercées, la fourniture d’un logement. Ils font donc partie des critères à retenir pour le calcul de la dotation. Il en va différemment lorsque l’occupation d’un logement est soumis à redevance (US et COP).

La direction de l’éducation du Département travaille actuellement sur la refonte des modalités de calcul de la dotation globale de fonctionnement, selon des ratios de postes de dépenses déterminées par strate d’effectif et de surface. Nous envisageons d’intégrer à cette DGF initiale, une dotation à l’élève au titre de l’utilisation des équipements sportifs (gymnases, stades, entrées et transports piscines), calculée sur le base de l’enveloppe budgétaire départementale octroyée chaque année. Le Département verse jusqu’à présent une participation forfaitaire sur la base de conventions établies avec les structures propriétaires, conventions qui arrivent à échéance fin 2017. La motivation du Département pour l’intégration d’une dotation EPS à la DGF réside dans le fait que celui-ci est éloigné de la pratique réelle de l’EPS, il n’accompagne pas les établissements dans les négociations qu’ils peuvent conduire pour la réservation des créneaux horaires, il n’endosse ainsi que le rôle de simple payeur. Ainsi, les chefs d’établissement disposeraient de l’ensemble des leviers de la négociation (perception de l’utilisation réelle, capacité à négocier et délégation des financements correspondants). Cette proposition a été présentée au groupe de travail sur la refonte de la DGF réunissant des chefs d’établissements et des gestionnaires. Si sur le fond, ce dispositif recueille un avis plutôt favorable (conforme au principe d’autonomie des établissements, prise de conscience des équipes éducatives de la réalité des coûts, marge de manœuvre financière réinvestie), des points d’inquiétude sont évoqués devant la complexité des négociations. Y a-t-il d’autres arguments que nous pourrions présenter au deuxième groupe de travail pour l’intérêt des établissements ?

La démarche que vous envisagez (intégration de l’EPS dans la DGF) va tout-à-fait dans le sens des préconisations que nous avons faites lors de la formation. Tout contribue à ce que l’EPS soit traitée comme les autres disciplines et que des moyens lui soient alloués par l’EPLE dans le cadre de son autonomie. Mais l’EPS se distingue de toutes les autres disciplines sur un point : tous les établissements ne sont pas sur un pied d’égalité pour l’assurer. Pour cet enseignement, vous devez prévoir une part de la DGF individualisée, calculée établissement par établissement. Pour cette individualisation de la dotation, vous pouvez procéder de différentes façons : Si vous ne connaissez pas le détail de la situation de chaque collège, vous pouvez créer différentes catégories (très favorable : le collège dispose d’un gymnase, il est installé près d’une piscine ; défavorable : l’accès au gymnase est coûteux, pour se rendre à la piscine, il faut prendre un car, etc.) et attacher à chaque catégorie un montant forfaitaire global, par élève ou par division ; Si vous connaissez bien le détail de la situation des collèges, vous pouvez calculer le montant des besoins avec précision pour chaque collège selon l’effectif prévisionnel par niveau. Dans tous les cas, vous devez mettre le tableau des données à jour chaque année, ce qui peut se faire par un questionnaire que vous adressez en juin à chaque collège pour connaitre sa situation (conditions d’accès aux équipements).

Nous sommes en train de revoir les chiffres relatifs aux surfaces des collèges. Après réflexion, les chiffres de la surface plancher seraient retenus car se basant sur une définition réglementaire et officielle (calcul par des géomètres).Toutefois, il a été précisé en formation que le chiffre à prendre pour les surfaces ne doit pas intégrer l’internat et la restauration. Je m’interroge à savoir : Qu’intègre-t-on dans le calcul d’une surface plancher pour un collège ? Quels sont les éléments à prendre pour réviser ces surfaces : l’externat hors internat et restauration mais qu’en est-il des logements de fonction, vide sanitaire, cave, place de parking, terrasses, … ?

Il est en effet important de pouvoir distinguer les surfaces de l’externat, de la demi-pension et de l’internat. En ce qui concerne les logements de fonction, il faut idéalement distinguer entre les logements occupés en NAS pour lesquels l’EPLE prend en charge les dépenses de chauffage (avec un plafond) et les autres logements. Si les relevés des géomètres vous permettent de faire ces distinctions, alors inscrivez ces données dans votre base d’informations, elles pourront vous être utiles.Dans les composantes de la DGF que vous choisissez d’indexer sur les surfaces (l’entretien par exemple), vous ne devez retenir en principe que les surfaces de l’externat et des logements NAS puisque la viabilisation de la demi-pension et de l’internat est normalement prise en charge par les recettes de ces services.

Dans son courrier de notification, la collectivité peut-elle demander un fléchage de la DGF sur le service ALO en priorité ? Toujours dans le cadre du courrier de notification aux collèges, pouvons-nous demander que les dépenses en faveur des personnels de l’Éducation nationale (frais de déplacement des personnels) ne soient pas financées par l’intermédiaire de la DGF ?

Le fléchage d’une partie de la DGF est contraire à deux principes, d’une part au principe qui fait de la DGF une dotation globale et forfaitaire, d’autre part au principe de séparation entre le calcul de la DGF, prérogative de la collectivité, et sa répartition budgétaire, prérogative de l’EPLE. Nous ne recommandons donc aucun fléchage au sein de la DGF. La DGF contribue au fonctionnement de l’EPLE et les frais de déplacement d’un enseignant dans le cadre d’une activité pédagogique normale, en général avec ses élèves, relève incontestablement du fonctionnement normal de l’établissement. Mais les situations ne sont pas toujours aussi claires : par exemple dans le cas d’une convocation d’un membre du personnel au rectorat pour une réunion. En cas de litige entre la collectivité et un établissement, la jurisprudence arbitre souvent en faveur du chef d’établissement dont on considère qu’il est en position de statuer en dernier ressort sur l’intérêt de l’établissement. Par ailleurs, nous ne vous recommandons pas de traiter cette question par la notification de la DGF mais plutôt dans le cadre de la convention entre l’EPLE et la collectivité.

Suite à la réception et l’analyse des comptes financiers 2020, nous nous rendons compte que les fonds de roulement mobilisables ont diminué notamment du fait de l’annulation des voyages. Les voyages étant annulés, les voyagistes ont fait des avoirs aux collèges d’une durée de 18 mois qui seront remboursés si les voyages ne sont pas réalisés durant cette période. Cette donnée fausse notre analyse concernant les fonds de roulement mobilisables pour le calcul de la DGF 2022. Lors de la formation sur la DGF suivie récemment, le FDR mobilisable était le critère préconisé pour déterminer les montants définitifs de la DGF. Ma question est la suivante : les voyages n’étant pas de la compétence du Département, et sachant que les collèges seront potentiellement remboursés à la fin des 18 mois, devons-nous comptabiliser ces derniers dans le calcul du FDR mobilisable permettant le calcul de la DGF 2022 ? Comment devons-nous appréhender ces annulations de voyage au vu du calcul de la DGF 2022 et de l’étude des FDR ? Je vous remercie pour votre analyse.

Certes, l’organisation des voyages fait appel à la participation des familles, mais les subventions de la collectivité sont toujours possibles, voire fréquentes. Même si les voyages scolaires ne sont pas de votre compétence, ils sont une activité pédagogique figurant dans le service AP et ils impactent le FDR. Par ailleurs, la pandémie a bouleversé la réalisation des voyages en 2020, et effectivement, les EPLE supportent des créances en raison des avoirs effectués par les fournisseurs de voyages. Certains EPLE ont d’ailleurs effectué des provisions face au risque de non-remboursement. Le contexte économique inquiétant laisse à penser que les (ou certains) fournisseurs de voyages mettront la clé sous la porte d’ici la fin de la période de 18 mois au terme de laquelle ils s’engagent à rembourser les EPLE. Ces créances sont donc fragiles. Dans ce contexte, il paraît prudent d’en tenir compte afin de ne pas risquer d’alourdir la situation des EPLE concernés sur l’exercice 2022. Il en va de même pour les EPLE qui ont fait des provisions.
L’exercice 2021 révèlera le suivi de ces créances et vous aurez une situation stabilisée et une vision éclaircie avec les comptes financiers 2021.

La collectivité est-elle obligée d’envoyer la notification de la DGF par courrier avec accusé de réception ou peut-elle se contenter d’un envoi par mail ?

A moins que vous ayez organisé la « dématérialisation » de ces documents, l’envoi par courrier reste de rigueur.

Vous nous avez indiqué qu’il était possible de prendre en compte dans le calcul de la DGF l’ensemble de la viabilisation et de contrats de l’EPLE (donc SRH compris). Jusqu’à présent nous déduisons la part SRH financée par les recettes SRH. Afin d’étudier l’impact d’une « récupération » sur le SRH dans le cadre du calcul de la DGF sur les établissements ayant un FDR important, nous souhaitions faire une simulation en comptant la viabilisation et les contrats dans leur ensemble (pour que les EPLE n’aient pas l’impression de subir une double peine : non prise en compte viabilisation et contrats SRH dans le calcul de la dotation + récupération sur recettes SRH).A cet égard, nous nous posons la question suivante : comment les EPLE feront-ils pour inscrire une dépense de viabilisation SRH sur leur budget alors qu’ils ne peuvent y inscrire de recette DGF (sur le SRH), même si nous englobons la viab SRH dans notre calcul DGF ?

Il y a en effet une ambiguité dans la façon de présenter les choses, il convient donc de clarifier. Dans un premier temps, on prend en considération l’ensemble des charges de viabilisation et contrats de la totalité de l’EPLE, SRH et logements de fonction compris. On le fait car pour le SRH et pour la viabilisation, nous n’avons pas les moyens techniques de les distinguer.Dans un deuxième temps, on observe qu’une partie des charges de viabilisation et de contrats peuvent être couvertes par la DGF, selon le niveau des tarifs. Il s’agit de ce qu’il reste de la recette une fois que l’on a retiré le prix des denrées et des reversements éventuels (ex-FARPI et FCSH). Pour éviter que ce montant soir financé deux fois (une fois par la DGF et une autre fois par les recettes du SRH), on procède à un abattement de ce même montant. Pour cela, on raisonne par repas. Rien n’empêche par ailleurs l’EPLE d’inscrire la charge imputable au SRH dans le compte SRH comme le recommande Op@le.

Je commence l’instruction des comptes financier des collèges avec comme objectif le calcul de la dotation de fonctionnement à venir. Je rencontre une difficulté que ni la DSDEN, ni nos services du contrôle ne connaissent : le compte financier d’un collège a été refusé par le conseil d’administration . Quelle procédure puis-je appliquer pour le calcul de la dotation de fonctionnement sachant que le compte financier est rejeté ? Existe-t-il une réglementation ? Faudra-t-il se référer aux chiffres du compte financier précédent ?

Avant le 30 avril de l’année qui suit la clôture de l’exercice auquel le compte financier se rapporte, le conseil d’administration « adopte avec ou sans réserves » le compte financier. Ces réserves (nommées observations dans la M.9.6) doivent être étayées et écrites. La conséquence est la suivante : le résultat de l’exercice est porté sur un compte d’attente (C/11) et aucun prélèvement sur le fonds de roulement ne peut être effectué. Concernant le calcul de la DGF, aucune procédure n’est prévue. Les modalités de calcul sont laissées à la libre appréciation de la collectivité. Dans le cas présent, il est donc important d’analyser la nature des réserves émises, de savoir si elles portent sur la régularité des opérations du comptable ou des choix de l’ordonnateur, etc. Si les réserves exprimées par le CA ne concernent pas directement les données utilisées par la collectivité pour calculer la DGF, ces dernières peuvent être prises en compte. Dans le cas contraire, il appartient à la collectivité de décider à la fois si elle renonce à utiliser ces données et s’il lui paraît opportun de prendre en compte les données des exercices précédents.