Suivre les procédures financières et comptables de fermeture d’un EPLE

Un gestionnaire nous sollicite pour la raison suivante : dans le but de faire connaître l’enseignement du chinois dispensé dans le collège, il est envisagé par la Principale d’organiser, dans les locaux de la cuisine, un atelier « préparation d’un menu chinois ». En cuisine, officieront l’assistante de chinois, le professeur de chinois ainsi que 12 élèves et 12 parents. Une cinquantaine de personnes viendront ensuite pour la dégustation de 20h à 22h, dans le réfectoire. Le conseil départemental peut-il autoriser cette activité dans les locaux de la cuisine de ce collège, hors la présence du cuisinier mais avec l’utilisation de matériel professionnel? Si oui, quelles précautions doit-on prendre quant à : L’utilisation du matériel de cuisine (friteuse, sauteuse, four…) L’assurance (en cas d’accident, d’intoxication…..) Une convention doit-elle être passée et le cas échéant, entre quelles parties ?

L’utilisation des cuisines d’un EPLE, comme toute cuisine de collectivité, est soumise à des règles de sécurité très strictes : Sur le plan de l’hygiène alimentaire : respect des normes HACCP, traçabilité des produits utilisés, utilisation adéquate des appareils de cuisine, contrôle sanitaire des personnels œuvrant en cuisine, etc. Sur le plan de la sécurité des personnes et des biens : consignes en cas d’incendie, consignes en cas d’électrocution, utilisation conforme à leur destination des appareils, connaissance de la dangerosité inhérente aux appareils de cuisson, etc. Les personnels travaillant en cuisine, notamment les personnels d’encadrement, sont formés à la maîtrise de tous ces risques. L’animation décrite, qui vise à mieux faire connaître l’enseignement de la langue chinoise dans l’établissement, ne nous paraît pas de nature à respecter les règlements de sécurité, tant au plan de l’hygiène alimentaire, qu’au plan de la sécurité des personnes et des biens. Il en irait différemment, selon nous, si la production du « menu chinois » était strictement encadrée par le personnel de cuisine, le chef de cuisine prenant éventuellement ses consignes des enseignants, aucune personne étrangère au service n’étant admise en cuisine. Il revient au chef d’établissement, « responsable de la sécurité des personnes et des biens », dans l’établissement de prendre tous ces éléments en considération.

Depuis près de 3 ans, nous recevons des demandes de dotations complémentaires pour des surfacturations suite à des fuites d’eau dans les établissements. Afin de mieux apprécier la situation de l’établissement, quelles sont les pièces et informations à réclamer et comment les exploiter ?

L’EPLE doit vous apporter la preuve de la fuite par tout moyen approprié et incontestable : profilage de la consommation sur plusieurs année et mesure des écarts à utilisation constante, facturations de fluides anormalement élevées, indice de vétusté des réseaux internes à l’EPLE appuyé du diagnostic d’un professionnel, facture de réparation acquittée sur réseau interne, etc. Il peut être opportun de considérer le fonds de roulement mobilisable de l’EPLE avant d’accorder une subvention.

Lors des formations, il a été précisé que les dotations complémentaires attribuées en cours d’année pour la viabilisation sont votées au conseil d’administration. Mais d’aucuns considèrent qu’il s’agit d’une subvention affectée, qui ne passe pas au conseil d’administration. Pouvez-vous m’éclairer à ce sujet ?

Les dépenses de fonctionnement liées à l’enseignement obligatoire sont à la charge de la collectivité ainsi que le stipule la loi du 22 juillet 1983. Le financement de ces charges de fonctionnement et d’équipement est assuré par une dotation globale non spécifique et non affectée allouée par la collectivité dans les conditions précisées dans les articles R 421- 1 et suivants du code de l’éducation. La répartition de cette dotation qui a vocation à satisfaire les besoins sincèrement évalués de l’établissement est votée en conseil d’administration (CA) sur proposition du chef d’établissement, la collectivité et l’autorité académique s’assurant, lors des contrôles qui leur incombent, de l’exactitude des prévisions par service. Si cette dotation est complétée par une dotation complémentaire à l’initiative de la collectivité ou pour répondre à une demande de l’établissement afin de financer des dépenses obligatoires, ce complément de dotation est soumis aux mêmes règles que la dotation initiale : elle est globale et non affectée et son affectation est votée par le CA sur proposition du chef d’établissement. L’acte budgétaire que constitue cette DBM sera soumis aux mêmes contrôles que l’acte budgétaire initial par les autorités compétentes, mais dans un délai de 15 jours seulement. Seules les subventions spécifiques, appelées à financer des dépenses que la loi n’a pas mis à la charge des collectivités, sont soumises au CA pour information puisque l’objet de la dépense a été décidé par la collectivité. Toutefois, lorsque la collectivité doit financer une dépense exceptionnelle, consécutive à un événement imprévu et imprévisible, et concernant la totalité de ses établissements (intempéries hivernales par exemple), elle peut le faire par une subvention spécifique qui devra être utilisée selon la prescription. En effet, la date du constat d’un besoin exceptionnel peut ne plus être compatible avec le respect des délais pour instruire normalement un acte budgétaire complémentaire avant le 31 décembre.

Les heures faites en conseil d’administration sont-elles déductibles des heures travaillées par les ATTEE, dans la mesure où ils se portent volontaires pour siéger dans ces commissions ? Pouvez-vous aussi me joindre un texte ?

Dans un établissement public administratif, la fonction de membre du conseil d’administration est exercée à titre gratuit et ne donne donc pas lieu à rémunération. Il s’ensuit que les séances des conseils d’administration ne peuvent être décomptées comme temps de travail.

Je sollicite votre avis concernant le champ d’application des contributions interdépartementales pour la scolarisation d’élèves de départements limitrophes. L’article L.213-8 du code de l’éducation prévoit que « lorsque 10 % au moins des élèves d’un collège résident dans un autre Département que celui dont relève l’établissement, une participation aux charges de fonctionnement et de personnel peut être demandée au Département de résidence. Le montant de cette participation est fixé d’un commun accord entre les départements intéressés ». Cette année, notre Département doit prévoir une convention avec le Département voisin (qui accueille des élèves de notre territoire) en vue de sa prise d’effet à compter de la prochaine rentrée scolaire. Le calcul proposé intègre la scolarisation d’élèves dans un collège public et dans un collège privé. Afin d’avancer sur ce dossier, je souhaiterais m’assurer que la contribution s’applique également pour la scolarisation dans un collège privé (et, dans ce cas, hors charges de personnels du service de restauration dans la base de calcul).

La réponse est oui : pour le privé, l’article R.442-46 du code de l’éducation est calqué sur l’article L.213-8 applicable aux collèges publics. Les « charges de fonctionnement » mentionnées à l’article R.442-46 sont celles qui correspondent aux forfaits « part matériel » et « part personnels » (qui ne prennent donc en compte que l’externat).

Quelle est la réglementation en matière de sectorisation touchant un Département limitrophe à celui où l’assemblée territoriale a compétence ? La loi offre-t-elle la possibilité à un Département de prendre en compte une commune limitrophe pour un secteur de l’un de ses collèges ? Comment les 2 départements doivent-ils délibérer ? Pour votre information, quelques collèges avaient, dans leur sectorisation telle que transférée par les services de l’Etat en 2004, des communes du Département limitrophe et il reste une commune dans cette situation. Notre Département doit-il délibérer sur la sectorisation des seules communes de son territoire ? Une délibération de notre assemblée départementale sur une commune du Département limitrophe sera-t-elle entachée d’illégalité et la régularisation ou modification de secteur doit-elle s’effectuer de manière concomitante par les 2 assemblées ?

La compétence « définition d’un secteur de recrutement des collèges » s’inscrit dans une évolution réglementaire en matière de décentralisation, dite acte II de la décentralisation. C’est l’article 81 de la loi du 13 aout 2004 (code de l’éducation D. 211-11 alinéa 1e, 213-1) qui définit les termes de la compétence transférée.

Les départements ne doivent des prestations qu’envers les habitants et les communes qui la composent stricto sensu. Ainsi, ils n’ont aucune obligation envers des parents résidant à l’extérieur de l’aire géographique départementale même si leurs enfants fréquentent un collège du dit Département. Ainsi, il n’y a pas de réglementation spécifique aux zones scolaires voisines à cheval sur deux Départements. Rappelons cependant que les Départements définissent les zones de recrutement des collèges mais l’affectation des élèves reste entre les mains des DDSEN. De plus, il est à considérer qu’il ne peut y avoir entre collectivités de même rang, une hiérarchie des décisions de l’une envers l’autre. Il est impossible d’imposer un ordre du jour à une assemblée délibérante autre que la sienne. En théorie, il est possible de définir un secteur couvrant une commune implantée sur un Département limitrophe mais l’accord préalable de ce dernier s’impose. Ainsi, la seule voie qui s’offre à vous est celle de la procédure contractuelle qui se concrétisera par une convention entre les deux départements limitrophes. Après avoir saisi pour consultations les autorités académiques des deux Départements et recueilli l’avis simple des deux CDEN, le Département concerné délibéra sur la possibilité, révisable à tout moment, de proposer à l’autorité affectante (DDSEN) l’inscription d’élèves hors du Département, dans le secteur défini préalablement et avec toutes les précisions géographiques. Un nombre maximal d’élèves « extérieurs » ou « voisins » sera défini au titre de la compétence départementale en matière de capacité d’accueil. La saisine de la DDSEN d’un Département voisin et l’inscription à l’ordre du jour d’un CDEN « voisin » ne peut s’envisager que sous l’autorité de la DDSEN du Département demandeur. Sans oublier que dans certain cas, la démarche suppose de se rapprocher d’une autre Académie. Par ailleurs, le Département d’accueil doit préserver les intérêts de ces administrés à tout moment et dans tous ses actes. Ainsi, l’accès aux transports scolaires des élèves concernés doit être défini dans ses modalités financières comme les aides à la restauration qui pourraient exister, dans l’intérêt des contribuables du Département d’accueil. Si vous n’obtenez pas l’accord préalable du Département sur lequel est implanté la commune, le contrôle de légalité pourrait et devrait annuler la décision de votre Département. Mais attention à ne pas confondre aires de recrutement et affectations, les Départements définissent les secteurs, l’État affecte et a à sa disposition la capacité de mettre en œuvre des dérogations sur les deux territoires. La concomitance n’est pas une obligation et peut apparaître comme une contrainte à une disposition contractuelle. L’initiative du Département demandeur l’obligera à établir un calendrier précis du processus et des saisines. A ce stade, citons le code de l’éducation (article L. 213-8) : « Lorsque 10 % au moins des élèves d’un collège résident dans un autre Département que celui dont relève l’établissement, une participation aux charges de fonctionnement et de personnel peut être demandée au Département de résidence. Le montant de cette participation est fixé par convention entre les départements intéressés ». En résumé, un Département ne peut pas « sectoriser » sur une espace qui n’appartient pas à sa configuration géographique. Il peut cependant proposer à l’autorité affectante, des places disponibles pour des élèves résidant hors du Département, dans un argumentaire précis qui ne lèse en rien ces administrés. Une autre solution serait de demander à l’état de désectoriser ce collège départemental, en lui attribuant une vertu extra départementale par les formations spécifiques dispensées ou le caractère exceptionnel, comme par exemple un collège ou un lycée international. Mais bien souvent les collèges « frontaliers » ne relèvent pas de ces particularismes.

La Région et un lycée souhaitent s’organiser pour que des machines outils non utilisées dans l’établissement puissent être utilisées par un IUT voisin. Nous vous interrogeons sur une procédure de prêt (après avoir vérifié la bonne conformité de ces machines) ou sur un projet de vente qui dès lors ne serait pas conforme aux règles habituelles (considérant la règlementation en vigueur et le principe des amortissements) ?

Selon le Code général de la propriété des personnes publiques : Article L.1 : « Le présent code s’applique aux biens et aux droits, à caractère mobilier ou immobilier, appartenant à l’État, aux collectivités territoriales et à leurs groupements, ainsi qu’aux établissements publics ». Article L. 3112-1 : « Les biens des personnes publiques mentionnées à l’article L. 1, qui relèvent de leur domaine public, peuvent être cédés à l’amiable, sans déclassement préalable, entre ces personnes publiques, lorsqu’ils sont destinés à l’exercice des compétences de la personne publique qui les acquiert et relèveront de son domaine public ». Par dérogation au principe d’inaliénabilité du domaine public, les cessions et les échanges de propriétés publiques relevant du domaine public, entre personnes publiques, peuvent se faire sans déclassement préalable, puisque leur affectation demeure, conformément à la jurisprudence, à l’usage direct du public ou d’un service public. Il nous apparaît que l’opération envisagée entre dans cette catégorie de transfert de biens entre personnes publiques. Une délibération de la personne publique propriétaire autorisant le transfert des machines outils devra être produite indiquant le prix de cession. Celui ci devra être calculé au prix du marché et non pas à sa valeur vénale, en conformité avec le plan comptable 1999 modifié repris dans les différentes instructions comptables applicables aux établissements publics nationaux ou locaux. Les opérations comptables (sortie d’inventaire et retrait des comptes de bilan d’un côté, incorporation dans l’autre avec reprise des annuités d’amortissement restant à courir) devront être concomitantes entre le propriétaire actuel (cf. Régime de propriété des biens : EPLE ou collectivité de rattachement aux termes de la loi du 20 juillet 1992 en son titre III) et l’Institut Universitaire de Technologie.

Existe-t-il, dans les textes, une liste concernant les contrats obligatoires qu’un collège doit souscrire ?

Il n’existe pas de liste énumérant les contrats à souscrire par un EPLE. C’est la réglementation qui décide du caractère obligatoire d’un contrat ; sont donc obligatoires par dispositions réglementaires : les contrats que doivent passer les établissements recevant du public (ERP) selon la catégorie dans laquelle ils se classent ; les contrats relatifs aux matériels mis en œuvre et garantissant la sécurité de leur utilisation (appareils de cuisson, ascenseurs, etc.) ; les contrats relevant du code du travail (sécurité des personnels, impacts sanitaires, etc.). Pour rappel, les contrats de maintenance du patrimoine immobilier font référence au code du travail pour ce qui concerne la sécurité du personnel de l’établissement, au code de la construction et de l’habitation pour ce qui concerne l’entretien, aux règlements de sécurité contre l’incendie et à l’arrêté qui traite de la responsabilité de la mise en œuvre par le chef d’établissement des dispositions relatives à la sécurité contre les risques d’incendie. A ces textes de base, il faut également ajouter le règlement sanitaire départemental, les circulaires du ministère de l’éducation nationale ; les textes relatifs aux établissements classés. Enfin, il faut prendre en compte les dispositions de l’article R.421-10 du code de l’éducation qui précise qu’en qualité de représentant de l’État, le chef d’établissement prend toutes dispositions pour assurer la sécurité des personnes et des biens, l’hygiène et la salubrité de l’établissement. Les autorités de contrôle sont donc fondées à interpeller le chef d’établissement si les actes budgétaires qu’il a soumis au conseil d’administration ne comportent pas les moyens financiers suffisants pour satisfaire à ces impératifs. Nous conseillons à la collectivité d’inclure dans les préconisations qu’elle adresse aux collèges avec la notification de la dotation de fonctionnement la liste des contrats à souscrire impérativement ainsi que ceux qui, sans être obligatoires, présentent un grand intérêt pour le collège et le Département.

Au sein du Département, nous disposons d’un fonds d’assurance avec lequel nous prenons en charge les petites réparations du bâtiment (vitres cassées, détériorations volontaires, vandalisme…). Pour les gros dégâts (inondations, …), nous utilisons l’assurance départementale. Un incendie s’est déclenché au sein d’un collège. L’enquête administrative interne n’a pas permis de déterminer le fait générateur ou un auteur éventuel. De nombreux cartables et quelques vêtements ont pris feu. L’établissement scolaire demande au Département de prendre en charge la réparation des préjudices matériels. Est-ce de la responsabilité du Département de prendre en charge la réparation de biens privés au sein d’un EPLE ?

Il ne nous apparaît pas qu’en la circonstance la responsabilité de la collectivité soit établie, à supposer que l’établissement vous demande d’indemniser les parents sur la base de conclusions allant dans ce sens. Lorsqu’un dommage d’ouvrage public survient, la responsabilité de la collectivité propriétaire de l’ouvrage est systématiquement recherchée. Mais tel n’est pas le cas que vous exposez. On peut penser, en sens inverse, que la responsabilité de l’État soit invoquée, puisque le code de l’éducation fait du chef d’établissement, le « responsable de la sécurité des personnes et des biens ». En outre, le fait qu’un incendie se soit déclaré et n’ai pas été maîtrisé à temps pourrait avoir pour origine un « défaut d’organisation ou de fonctionnement du service ». Dans ce cas, la responsabilité du sinistre serait attribuée à l’État. Il nous semble par ailleurs que l’indemnisation des parents pour les cartables endommagés peut être prise en charge selon les garanties figurant dans les contrats d’assurance souscrits par les parents eux-mêmes (assurance de responsabilité étendue aux dommages causés à l’élève lui-même) ou bien par l’établissement (extension de l’assurance « biens sensibles » des EPLE).

A l’occasion du BP, les services ont été sollicités pour mettre à jour les délégations de signature. Nous nous sommes interrogés sur nos pratiques et notamment sur les conditions de mise en œuvre de l’article L 421-11 e) qui prévoit que le règlement conjoint d’un budget est effectué par la collectivité de rattachement et l’autorité académique. « Historiquement », c’est le Président du conseil général qui signe les règlements conjoints. Pour autant, le Président n’est pas la collectivité territoriale. L’article L421.13 IV précise que la collectivité peut déléguer tout ou partie de ses attributions à son bureau (composé du Président et des membres de la commission permanente ayant reçu délégation – art L 3122-8 du CGCT). Un arrêt du Conseil d’Etat de 1985 précise « que lorsque le bureau agit dans le cadre d’une délégation accordée par le conseil général, il ne peut déléguer au Président du conseil général un pouvoir qu’il devait exercer lui-même ».Faut-il comprendre que : tous les documents de règlement doivent être délibérés et signés par le bureau, c’est-à-dire par l’ensemble des membres le composant ? il n’existe aucune possibilité de délégation au Président ? Y compris quand le bureau n’est composé que du Président, aucun autre membre de la commission permanente n’ayant reçu de délégation ?

Il y a lieu de distinguer la délégation de pouvoir et la délégation de signature, la délégation de fonction à un élu étant assimilée à une délégation de signature. Effectivement, selon la jurisprudence du Conseil d’Etat, une compétence déléguée par le conseil général à la commission permanente, ne peut être déléguée par celle-ci au président du conseil général, alors même que ce dernier est membre de la commission. La commission permanente, pour les compétences déléguées par le conseil général, délibère dans les mêmes formes que le conseil général. Le plus souvent, les délégations de signatures dont bénéficie le président lui sont accordées par la commission permanente suite à des délégations de pouvoir qu’elle a reçues du conseil général. Si ce dernier n’a pas souhaité déléguer certaines de ses attributions à la commission permanente, il peut, par délibération, accorder des délégations de signature au président. Si la commission permanente ne peut subdéléguer les compétences reçues du conseil général, par contre elle peut accorder des subdélégations de signature au président.